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秘书职业资格考试辅导 基础知识 四级秘书 应用文书的概念与制发程序 应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书。 13种行政公文： 命令（令）、决定、公告、 通告、通知、通报、 议案、报告、 请示、批复、 意见、函、会议纪要。 通用公文的制发程序 制发程序次序不能打乱： 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 草拟： 引用公文应当先引标题，后引发文字号。 成文日期如二〇一一年 审核： 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 公文格式是否符合《办法》的规定等 通用公文的制发程序 签发： 上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发 下行文或平行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。 复核： 审核、签发手续是否完备， 附件是否齐全， 格式是否统一、规范等。 通用公文的制发程序 缮印： 根据《国家行政机关公文格式标准》缮写或打印已签发的文稿，并由文秘人员负责校对。  用印： 由秘书部门对已缮印好的公文盖印或现场监印。  发文登记： 由秘书部门将待发公文登记造册，以备存查。  分发： 由秘书部门把用印并登记的公文通过适当方式传递给收文单位。 应用文书的格式 通用公文的格式 1．公文用纸及印装格式 (1)公文用纸采用A4型。 (2)公文印装要规范。 2．公文眉首格式 (1)发文机关标识(公文版头)。 (2)公文份数序号(印刷顺序号)。 (3)发文字号。 (4)签发(会签)人。 (5)秘密等级和保密期限。 (6)紧急程度。 (7)红色反线(间隔横线)。 通用公文的格式 3．公文主体格式 (1)公文标题。 (2)主送机关。 (3)公文的主体(正文)格式。 (4)附件及附件说明。 (5)印章(发文机关名称)。 (6)签署。 (7)成文日期。 (8)附注。 4．版记(文尾)格式 (1)主题词。 (2)抄送机关。 (3)印发机关和印发日期。 (4)版记中的反线和版记的位置。 5．公文的特定格式 (1)信函式格式。 (2)会议纪要格式。 应用文书的要素 应用文四要素： 材料、主题、结构、语言 材料是血肉，主题是灵魂、 结构是骨骼，语言是细胞 一、材料 占有材料的要求： 时间不分古今； 地域不分中外； 性质不分正反； 类别不分点面。 选择材料原则： ①围绕主题选择材料； ②选择典型材料； ③选择真实准确的材料； ④选择生动新颖的材料。 使用材料注意： ①恰当安排材料的先后顺序； ②确定材料的详略程度。 二、主题 确立主题的依据： ①写作目的； ②材料本身的意义 对主题的要求： ①正确； ②深刻； ③新颖（举措、例证、词语）； ④集中。 三、结构 应用文书标题基本模式有二： 公文式、 一般文章式 公文标题构成 “发文机关+事由+文种” 开头方式4种： 概述式、目的式、 开门见山式、引述来文式 目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的； 也常用“根据”等句式表明行为依据。（通告、通知、计划、招标书、投标书） 引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文 三、结构 三段式是公文常常采用的3层次结构形式： 发文缘由、事项、尾语。 文题照应多种形式： 文章内容与标题照应；文章主题与标题照应；开头与标题；结尾与标题 结尾： 强调式、期求式、希望式（表彰、批评）、说明式、秃尾 对结构的要求： 严谨、自然、完整、统一 四、语言 运用语言的标准： 准确、简洁、平实 应用文书专用语言 开头用语 承启用语 引述用语 批转用语 称谓用语 经办用语 表态用语 结尾用语 应用文书的表达方式 应用文书表达方式：说明叙述议论 叙述方式：顺序（主要）、倒叙 常用说明方法： 定义和表述、 分类和比较、 数字和图表 议论三要素：论点、论据、论证 议论两大类：立论与反驳 立论就是从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点建立起来的说理方法。立论，又叫证明。 反驳：反驳论据、论证、论点。 论证方法： 例证法、分析法、引证法、对比法、因果法 五级秘书 掌握传真、备忘录、通知、邀请信、感谢信、贺信及请柬的拟写方法。 一、批转转发性通知 通知的写作 通知的适用范围： 通知适用于批转下级机关的公文； 转发上级机关和不相隶属机关的公文； 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免人员。 通知的分类： 指示型通知；印发型通知；批转型通知；转发型通知；任免型通知。 一、批转转发性通知 拟写要点： 标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转（印）发文件原文 标题 四元素标题 三元素标题 正文 注意事项 二、报告 报告的写作 1)报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况