刍议对数字档案馆的认识及建立数字档案馆所需基础保障的研究.docxVIP

刍议对数字档案馆的认识及建立数字档案馆所需基础保障的研究 天津财经大学 数字档案馆是进入21世纪以来档案学界提出的新概念，它建立在现代 信息技术普遍应用基础上，是利用数字化手段，以档案信息资源为处理核心，并 通过互联网相连接，实现档案资源的有效共享。 1数字档案馆的概念 数字档案馆的含义有广义和狭义Z分，广义的数字档案馆是指存储和利 用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中 心、档案用户群构成的数字档案馆群体；狭义的数字档案馆则是指其中的个体档 案馆，代表的是一种信息环境和基础设施的构建，即软、硬件系统的设计和组织 实体的建立，包括馆藏档案数字化，电子档案信息的采集、整理、存储、检索、 传递、保管、保护和利用等内容。 数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的 集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象 的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作 用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、 创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过 程。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命 周期管理实践的全过程，并从全程管理和最优化管理的层面來对待各种档案信息 资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实 性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。 2数字档案馆的分类 根据目前国内外数字档案馆的有关情况和发展态势，我们可以按照不同 的分类标准，将其分为以下几种: 按照层次级别，数字档案馆分为国家级、省级、市级和县级数字档案馆。 按照管理内容，数字档案馆分为综合数字档案馆、专业行业数字档案馆 和专门、专题数字档案馆。 按照管理部门的性质，数字档案馆又可以分为国家机关、企事业单位、 团体和个人数字档案馆。 3数字档案馆的基本特征 数字档案馆是档案馆发展到数字时代的一种新形态。数字档案馆采用先 进的数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强， 支持计算机联网查询和实时浏览、支持多种数据库系统、支持多种文件存储格式、 支持二次开发、继承性好的优点，用户可以十分便捷地通过网络查询，实现档案 馆馆际互借和文档服务，并通过超文本、多媒体技术获得所需要的资料，实现档 案信息资源共享。 数字档案馆的基本特征如下： 第一，馆藏档案实体的数字化。计算机技术和网络技术的广泛应用，改 变了人类传统的生活方式和思维方式，也使档案工作的客观物质基础发生了重人 的变化。档案馆的物质基础是档案，数字档案馆保存的实体就是由传统档案转换 而来或是办公自动化过程中直接形成的电子档案。所以，将馆藏的传统纸质档案 数字化，将实物档案3D数字化，成为信息社会的客观需要，是档案资源进入互 联网并实现全球信息资源共享的前提。 第二，档案传输网络化。信息社会的基本要义是数字化，这就需要信息 技术的普及和发展。现代网络具有交互性、适时性、开放性、高速、方便和快捷 的特点。互联网技术在办公自动化中的应用，极大地提高了整个社会的行政效率。 档案信息资源也逐渐以数字的形式存在，并可通过网络进行网上收集、鉴定、整 理、保管、交换和传播，不仅是档案馆数字化的重要手段，也将是数字档案馆的 一项基础工作。 第三，空间虚拟化。数字档案馆实现了不同地域的多个数据库的链接。 用户利用档案信息不受空间的限制，能够快捷、方便地应用远程登录的方式获取 自己所需的信息。 第四，档案利用共享化。方便社会利用是档案工作的目的所在，建立数 字档案馆也是为了更好地为社会提供便捷的利用服务。档案馆上网工程是最基础 的工作，也是实现共享的前提。只有尽快地将各类档案馆上网，通过互联网提供 给社会利用，才能实现档案信息资源的共享，发挥数字档案馆的作用。 第五，档案服务知识化。知识化是档案信息资源服务的最高层次，档案 利用提供的是以知识为主要内容的产品。档案服务不仅要能提供原始的档案资源, 而且能将这些原始的档案信息经过综合、分析、再加工，进行知识元处理，转化 成二次信息或是三次信息，同时，还要将外部相关的信息档案化，经过存储和加 工，使其情报化和知识化。 4数字档案馆的基本功能 数字档案馆除了具备档案馆的两大基本功能，即安全保管档案和提供档 案信息服务。数字档案馆根据自身的特点和优势，还具备以下功能： 第一，数字档案信息聚集功能。与传统档案馆相比，数字档案馆收集的 对象和类型都更为广泛。数字信息的存储可以节省空间，更能实现智能化的保管。 它主要针对三个方面的档案或档案信息进行收集和处理：一是接收应当归档的电 子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督