商务秘书——上司办公室.ppt

* 秘书是为上司创造最佳决策环境的人，因此，管理好上司的办公室是秘书的一项重要的日常工作。管理好上司的办公室一方面是为了让上司舒适地工作，另一方面是为了给来访的客人留下美好的印象。 № 秘书布置上司办公室时，应尽可能的细心。 要充分考虑如何方便上司的工作，提高工作效率 № 企业风水中，最为重要的是办公风水即办公室的位置及方向，因为一把手决定着企业的整体发展趋势。“企业首脑”象征火车头，带动着企业车身、车尾的运行方向与速度。老总是一个企业的领导核心，他的办公风水中环境至关重要，如办公风水中位置的选择、坐向的选择、办公设备的摆放等等与风水有关的问题。 № 5、采光要好 老板办公室如果两侧都有玻璃窗，光线太强太通透也不好，这样会造成室内人精神的衰弱与疲劳。应将窗外景色不佳的一面窗子用百叶 6、布局格调要体现老板的气质与品格 　　办公室的风水布局与家居不同。办公室应体现主人的权威性、企业的文化，以利于决策的贯彻执行与占据商业谈判的有利之势。沙发、挂画、装饰品要选有气势的，让外来客人仰视而不可俯视。这一切的布置应统一在老板本人命理所需的八卦方位与色彩格调上面。 　　7、老板台的位子与朝向 　　老板台不宜正对着入室之门，也不可背对着门，这叫犯“六冲”。“六冲”有加剧矛盾，诸事不成之影响。采光强的室内老板台应离窗远一些，采光弱的应离的近一些。老板台的大小应根据室内空间的大小，与老板本人身量的大小而定，要比例和谐。 1、门向 老总办公室的房门最好开在坐位的左前方，以进门而论，是在右前方，因我们走路习惯大都是靠右。或者门位可依本命的吉方位亦可，即生气、延年、天医、伏位方。或者选择旺气位亦可，即正南、东北、正西位。如果以上三者皆符合时，则为上上之选，否则因地制宜即可。 2、应在高层 老总与经理的办公室宜分开，不宜共处一室，容易产生权力抗衡，协调不易，各有主见。同时老总房间的坪数也不宜太大，气不易聚，孤寡之象， 业务会衰退。万不可以为房间越大越气派。当然太小坪数也不宜，代表业务拓展不易，格局发展有限。老总办公室及业务主管办公室最好设在较高楼层。进入老总办公室房间的动线也应顺畅，虽然董事长及主管房间大都在後面，从大门走到房间的动线不可弯弯曲曲，或杂物阻碍绕道而行，或曲径幽深、阴暗。财气不易进入房间，则业务困难重重。 3、办公室首选公司最后方 老总办公室的位置最重要，是企业成败的关键，原则上，最好在公司的后方，犹如军队的指挥官在后面掌控指挥调度，比较容易掌控员工，员工也会比较敬业。反之， 如果将老总或高层的位置设在近门口处，犹如小兵打前阵，产生君劳臣逸的现象。老总则凡事必躬亲，员工较被动，对公司没有认同感。 № 在一般情况下，每个公司都有专门的人负责办公室的装修，秘书不一定要是这方面的行家。但是，如何装饰上司的办公室，在提高办公效率的同时又显得舒适而优雅，还是属于秘书分内的工作。 № 1、办公室内的覆盖物（包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等上面的覆盖物） a、有效的使用颜色 b、颜色应协调一致 2、照明 a、光线的量 b、光线的质c、光的设计 3、光亮设计原则 a、降低光源强度 b、避免直接光射 c、避免物体遮光 № 听觉环境是指办公室所处的有益或有害的声音 1、消除噪音的来源 2、用吸音的材料以减少噪音的影响 3、适量音乐的播放 № 1、办公室的空气环境管理 1、温度：最舒适并有益于健康的工作温度是15~20度 2、湿度：最适宜的湿度是40%~60% 3、空气流通：每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气 4、空气的净化：包括打扫、拖地、擦净、上腊与打灯等 № № 上司的办公室里最好养一些绿色植物，它们可以美化环境，让人感到温馨与宁静。比如放置几盆小花草，就可使人心旷神恰，但要注意不要放得太多，影响室内空气的清洁度。 办公室绿化作用有： ⑴可清除室内有毒气体，可在24小时内吸收87%的有毒气体，为良好的空气清净机。 ⑵绿化环境能使眼睛得到休息，消除疲劳，预防近视。 ⑶绿化具有隔音、消尘、阻光、降温等功能。 ⑷植物可在潜移默化中解除人的疲劳，舒缓紧张，排除压力，进而心旷神怡。 ⑸调和办公环境，使办公室更人性化。 ⑹可作为办公室品质的指南针。 № 为了不让上司的办公室显得过于沉闷，可以根据上司的爱好和习惯适当悬挂或放置一些有品位的油画及工艺品，改变办公室单调的气氛。但过于鲜艳的廉价作品只会使办公室显得浮躁和俗气。 № 公司每天都要收到大量的来信和文件资料，它们既有客户发来的传真、电子邮件等，也有各部门和分公司送上来的汇报材料和简报；另外，还有各种公开发行和不公开发行的报刊杂志等。对于这些形形色色的东西，秘书必须及时处理；只要稍微拖沓一点，它们就可能会在秘书的办公