专业秘书业务技能和综合素质培训.pdf

What is a secretary （assistant)? • What did you do before twenty years? • What do you do today? WHY ? 关于企业秘书（行政助理） • 上级的一位特殊助 手。可熟练地掌握各 种办公室行政工作技 巧，协助上级和部门 处理职责范围内的各 项事务，在各种场合 下表现出自己的责任 感。 他们是如何评价…… • 秘书（助理）： 我是上级的一位特别重要的助手，一位在 所有重要的管理事项中被依赖的角色 • 上司： 他（她）是业务代表、客户服务、信息处 理、质量控制代表，协调员等处理大量必 要工作的角色。 对秘书（助理）综合素质及技能 的要求（一） • 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整 • 良好的口头表达能力，得体地应对电话 • 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查 找） • 能严守秘密，谨慎地处理保密文件 综合素质及专业技能（二） • 独立工作能力强 • 能准确理解上级意图能沉着处理紧急 事件 • 及时将企业的内外部信息传递给经理 • 经理外出时能主动主持办公室工作 • 知道何时征求上级意见和给上级建议 • 能参与企业具体项目的开展 综合素质及专业技能（三） • 良好的职业道德和强烈的进取心 • 知错能即使纠正 • 精力充沛 • 良好的时间安排的能力 • 善于与人沟通 • 随机应变能力强有组织观念和团队精神 • 与同事及上级融洽相处，并起协调作用 综合素质和专业技能（四） • 求知欲强 • 有一定的数学头脑 • 回多种语言并能适应多国文化环境 • 掌握先进计算机软件应用 • 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号 码反应迅速 企业秘书（助理）的特殊性 • 既主动又被动 • 既专业又事务 • 既内敛又表象 • 既宏观又为微观 对企业秘书（助理）职位的 特别要求 • 职业操守 —— 永远要恪守的原则 1、忠诚感 2、责任心 3、敬业精神 • 行为风格（态度）——走向成功的决 定因素 1、分寸和得体 2、礼貌和谦虚 3、敏感和自制 • 客户需求——永远是你要关注的焦点 什么是职业意识？ 知 我 本 我 的 中 现 表 我 的 中 眼 人 别 识 衡量职 与 业能力 技 的标准 巧 投入与承诺 公文( 文献）管理 企业文献：记录与企业经营管理有关、具有参考 价值的信息或知识的载体。 范围：企业在经营活动中形成的，具有参考价值 的各类公文、收发信函、会议文件、电子文 件、财务报表、媒介报道、企业刊物、录象 带、录音带、荣誉赠品、实物 载体形式：印刷型；缩微型；声像型；电子型； 多媒体 管理的第一步骤— 整理与配套 • 目的：保持文件之间的历史联系，区分 文件的保存价值，便于立卷、保管和使 用。 • 如：将一个问题、一个会议、专项工 作、一次活动、一个案件所形成的所有 资料集中，对不完善的要补充完善，无