纸质文件整理流程操作指引.DOCVIP

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）之 纸质文件整理流程操作指南 嘉定区档案局 2018年10月 PAGE \* MERGEFORMAT PAGE \* MERGEFORMAT 1 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）较原《规则》在流程上增加组件、修整、排架步骤，并与分类、排列、编号、编目、装订、装盒一起，组成了纸质文件的整理流程。 一、组件 “件”，一般意义是指个体事物，它是归档文件的基本整理单位，形式上是装订在一起的实体，体现为编目时的一个条目。组件即件的组织，包括了件的构成和件内文件排序两层含义。换言之，完成组件流程需要明确两项内容：一是件由哪几部分构成，二是这些构成部分如何排序。归档文件一般以每份文件为一件，组件时一般以单份文件为一件，也存在多份文件为一件的情况。单份文件为一件时，不存在件内文件排序的问题，多份文件为一件时则需要注意其构成与文件排序的问题了，详见下表。 件的构成 件内文件排序 特例 1.正文与附件为一件。 正文在前，附件在后。 以上4种情况，凡文件数量过多或太厚不易装订的，可分开组件。如，正文为一件，一个附件为一件；正本为一件，定稿为一件，一次修改稿为一件等。 2.文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件。 正本在前，定稿、历次修改稿在后。 3.正本与翻译本为一件。 不同文字的文本，无特殊规定的，汉文本在前，少数民族文字文本在后。 4.中文本与外文本为一件。 中文本在前，外文本在后。 5.转发文与被转发文为一件。 转发文在前，被转发文在后。 6.原件与复制件为一件。 原件在前，复制件在后。 7.报表、名册、图册等，归档前已自然成册（本）的，一册（本）为一件。 作为附件时，可与正文一起为一件。 8.简报、周报、信息摘报、工作动态等，一般一期为一件。 按时间先后排序。 9.一次会议纪要为一件；一次会议记录可为一件。 按照时间先后顺序排列。 会议文件材料归档前已自然成本（册）且装订符合保管要求的，可为一本（册）为一件。 10.来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）可独立成件，也可为一件。 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 11.有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 收文文件处理单在前，收文在后；发文正本在前，发文稿纸和定稿在后。 允许多份文件为一件，体现了《归档文件整理规则》的灵活性，也可以避免很多问题，如有些文件虽有相对独立性，但内容上密切相关，分散整理可能出现归档不完整，或归档后不便利用。有些文件内容相同或相近，不进行组合，在检索上没有太大价值，会增加不必要的编目工作，影响整理和利用的效率。对此，在组件时要注意区分不可分割、酌情分割和酌情合并，遵循文件形成规律的同时，保持文件间的有机联系。 二、修整 为确保档案的长久保存和有效利用，在装订之前，必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。修整一般包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制、去除不合格装订用品、对幅面过大的纸张进行折叠等。由于修裱专业性强、技术要求高，一般建议借助档案馆力量开展修裱工作。 修整字迹模糊或容易褪变的文件，主要是通过辨别其字迹材料的耐久性，采用静电复印的方式进行复制，将复制件与原件同时保存。字迹的耐久性取决于书写材料，传统书写材料中，最耐久的是墨和墨汁、黑色油墨等；比较耐久的是彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油、铅笔等。信息技术环境下，文件大多由打印机打印，然而并非所有的打印字迹都是耐久的，如激光打印、静电复印、静电记录的字迹耐久性较好；喷墨打印和喷墨记录字迹耐久性稍差；针式打印字迹、感热记录字迹最不耐久。 去除不合格的装订用品是指按照保管期限的要求，去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。如订书钉、曲别针、大头针、塑料装订夹、塑料封等。原装订方式符合保管期限要求的，可以不去除原装订用品。 对于纸张幅面大于A4规格的文件，应将其折叠成A4大小。折叠时，应注意控制折叠数，宜单张折叠，并将文件的归档章及页码露出。 三、装订 装订是纸质文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。 常用的装订方式有： 线装法 线装法是以棉线作为装订材料，对文件进行固定的方式。线装法主要有“三孔一线”装订和直角装订。“三孔一线”装订是一种传统的装订方法，是立卷档案普遍采用的装订方式。这种装订方