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秘书职能与职能环境建设 学习目标 主要内容 本章小结 思考练习 准确理解和把握秘书职能的两个方面，即 “辅助管理、综合服务”；准确理解和把握 秘书职能环境，主动营造良好的职能环境， 从而达到高效履行职能的目的。 第一节 秘书职能范畴 第二节 秘书职能环境建设 第一节 秘书职能范畴 第一节 秘书职能范畴 本节要点 一、秘书辅助管理职能 二、秘书综合服务职能 “辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘 书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特 征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程， 即从获取信息，根据获取的信息从中发现问 题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决 定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整 个过程中起辅助管理的作用。 “综合服务”是 秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘 书的服务范围也就有多宽。 一、秘书辅助管理职能 秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单 位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据 获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案 到对确定的方案贯彻执行的 整个过程中，秘书起着帮助 或辅佐的作用。 （一）辅助获取并利用信息 领导者兼听则明，准确、全面、有效地 利用信息是其正确开展领导和管理工作的基 础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要 向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为 领导者有效获取利用信息、进行适时的信息 沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋 智能辅助。 1、获取并利用信息 在实践中，不少领导者在信息获取和 利用的方向、信息量及信息结构等方面都 存在问题，因而使领导和管理工作失误。 对此，秘书要注重以下三个方面： 要注重在方向上的参谋辅助； 要注重在扩大信息量上的参谋辅助； 要注重优化信息结构方面的辅助。 2、排除信息干扰 各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括： 要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。 （二）秘书辅助决策 1、决策准备阶段 从领导者产生决策意向进行决策准备开 始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协 助领导者做好以下工作（见图2-2 ）： 秘书在准备阶段的工作 作出此项决策是否应该 此项决策是否必须作出 秘书 在决 此项决策应何时作出 策准 此项决策依据的信息是 备阶 否全面、真实、充分 段的 此项决策的目的、意义 工作 和影响是什么 对此项决策应提出什么 建议 2、决策形成阶段 在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的 领域和渠道： 可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择； 可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的 可供选择的方案； 可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意 见、建议吸纳到有关决策方案中去；