云南大学部门电子档案管理操作指引-云南大学档案馆.DOCVIP

云南大学部门电子档案管理操作指南 PAGE PAGE 2 云 南 大 学 部 门 电 子 档 案 管 理 操 作 指 南 云南大学档案馆 郑 丹 2011年6月 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u HYPERLINK \l _Toc290305838 一、登录系统 PAGEREF _Toc290305838 \h 1 HYPERLINK \l _Toc290305839 二、创建目录 PAGEREF _Toc290305839 \h 2 HYPERLINK \l _Toc290305840 三、录入目录 PAGEREF _Toc290305840 \h 5 HYPERLINK \l _Toc290305841 四、上传电子文件 PAGEREF _Toc290305841 \h 10 HYPERLINK \l _Toc290305842 五、移交电子目录及档案 PAGEREF _Toc290305842 \h 13 HYPERLINK \l _Toc290305843 六、打印目录 PAGEREF _Toc290305843 \h 14 HYPERLINK \l _Toc290305844 七、部门档案检索 PAGEREF _Toc290305844 \h 16 一、登录系统 在学校办公自动化系统登录界面，输入部门档案管理员的用户名和密码，点击“登录”按钮之后，进入办公自动化系统，如下图所示。 登录系统后，在左上方的“常用栏目”中单击“部门档案管理”，进入档案管理系统界面，如下图所示。 部门档案管理 部门档案管理 单击“目录实体管理”，进入目录实体管理界面。 二、创建目录 单击左上角的“新建”按钮，弹出“创建档案分类”对话框。 新建按钮 新建按钮 单击“选择分类”后的省略号…，弹出“选择档案类型和目录类型”对话框。 单击“文书档案”前的“+”，选择“归档文件目录”，单击“确定”，弹出“创建档案分类”对话框。 分别在“归档年度”、“机构问题”、“保管期限”栏目输入符合本单位的信息。 输入完成之后单击“增加”按钮，下面的“名称”栏目就会显示创建的档案类别。 注意：在输入机构问题时，如果涉及到三级类目，那么二级与三级类目之间的连接号“·”，需要用输入法中小键盘的“标点符号”的 “9”表示，例如XZ13·1中的“·”。 输入完成之后单击“创建”按钮，弹出“创建完毕”对话框，单击“确定”按钮，档案的类别就创建好了。 三、录入目录 在电子档案管理系统左侧的分类目录中，根据年度，机构问题及保管期限，找到需要进行数据录入的目录，单击该目录进行录入。 录入目录的第一步也是最关键的一步就是对文件目录进行编号，单击系统上方的“编号”按钮，弹出“自动编号”对话框，输入相应的起始编号和结束编号之后，点击“确定”按钮，件号就会自动生成。 注意：部门档案管理员必须使用系统自带的 “编号”按钮自动生成编号，不能直接手工进行“件号”的录入。 如果编完件号之后发现这个类别还有其他档案未编号，再单击“编号”按钮继续编号。例如已经编了3份，还有2份未编，那起始编号就从4开始，结束编号就是5，依此类推。编号结束以后，就开始录入归档文件目录，责任者、文号、题名等，录入要完整，比如责任者为“云南大学”，就应该填“云南大学”，而不该用简称“云大”，录入的时候如果有很多相同的内容，可以双击要复制的内容后按“Ctrl+c”进行复制，在要复制到的地方双击以后点“Ctrl+v”进行粘贴即可。 在此特别注意一下，日期要用八位的阿拉伯数字来表示，例如2011年6月1日应该填写，如果没有具体日期就用“0”补全，例如2011年5月应该填写，2011年应该填 如果录入目录之后还需要在中间插入一份文件目录，可以采用上移或下移文件目录的方法进行补救。 首先在目录的最后通过自动编号添加那份需要插入的文件目录，如下图所示。 单击归档文件目录左下角的列表显示，系统以列表的方式显示归档文件目录，在列表中 选中需要插入的那份目录，单击“上移”按钮，一直移动到需要插入的位置，如下图所示。 单击“编号”按钮，弹出输入编号的对话框。在此一定注意，起始号不更改，直接单击“编号”按钮即可。 弹出“确认”对话框。 单击“是”之后，弹出“重新编号保存完毕”的对话框，单击“确定”。 重新点击左下角的“表单显示”，便可以看到刚插入的那份目录已经被移到了相应的位置。 如果需要录入的归档文件目录与另外一个归档文件目录大部分内容相同，可以使用系统里的“拷贝”功能。 首先选中左边需要拷贝的分类目录，如下图所示。 点击左上方的“拷贝”按钮，再点击“粘贴”按钮，之后弹出一个“编辑档案分类”对话框。 在上图中