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XX水泥公司文书文件管理制度 （一）文印室管理规定 第一条 公司的文件，分发部门及存档文件必须打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一律不予打印。 第二条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理； 第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。 第四条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室领取，不得延误。 第五条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。 第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。 第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上500元以下罚款，并责令其书面检查，视认识程度决定是否留用或除名。 （二）文书管理制度 一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。 二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。 三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归 档、销毁。 四、行文与打印管理 1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。 2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。 3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。 五、发文管理 1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。 2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。 3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。 4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。 六、收文管理 1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。 2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。 3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。 七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。