集团有限公司合同编号规则文件.docVIP

*** 集团有限公司 合同分类编号规则 第一章 总则 第一条 为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档， 明 确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为 规范合同编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和 控制。 第二条 本规则除特别指明外，适用于《 *** 集团有限公司 合同管理办法》中规定的所有合同。 第二章 职责 第三条 法务部及档案管理部门负责本规则的制订、修改、 实施指导和监督。公司各职能部门合同、档案管理人员负责本 规则的具体实施。 第三章 原则和方法标准描述 第四条 合同分类编号规则应遵循下列原则： 1. 适应公司主营业务的合同管理需要； 2. 与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法； 3. 公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。 附件五 第 1 页 共 7 页 第五条 合同分类编号方法 （一）合同编号规则 1. 合同编号由九个字母和八个数字组成； 2．编号形式：× × × - △△- ■■ -####-**** ，其中符号所 代表的含义如下图所示： 合同编号规则示意图 使用“- ”进行连接各级编码 × × × — △△ — ■■ — #### — **** 五级编码：该年 份内所签合同份 四级编码： 合同签订年份 数顺序号 三级编码： 合同类型或业务缩写 二级编码：合同承办部门（即责任部门）缩写 一级编码：集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写 （二）合同编号具体编写规则 : 附件五 第 2 页 共 7 页 1. 一级编码：集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩 写，如下表所示： 公司名称 缩写 *** 集团有限公司 *** 股份有限公司 *** 企业管理 *** 集团投资有限公司 2. 二级编码：合同承办部门（即责任部门）缩写规则： ①常设部门缩写，一般取部门名称前两个字的拼音首写字 母组合而成，如下表所示： 部 门 缩 写 行政管理部 XZ 法律事务部 FL 生产制造部 SC 附件五 第 3 页 共 7 页 技术质检部 JS 合作项目部 HZ IT 信息部 IT 知识产权部 ZS 物 流 部 WL 基 建 部 JJ 行政管理部 XZ ②若遇部门名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则 选第三个字，依此直至选出不同的组合。 例如：“基层网络”与“稽查安保部”都可缩写：“ JC”， 依据本条规定，可分别缩写成：“ JW”和“ JA”。 ③若遇部门名称拼音首写字母完全重合的，可扩展名称后 再行缩写。 例如：“基建部”和“纪检部” 都缩写成： “JJ”和“JB”， 依据本条规定可将“基建部”扩展为“基本建设部”， “纪检 部”扩展为“纪律检察部”，即可解决。 附件五 第 4 页 共 7 页 ④表格中未列明的部门，可根据本条规定，进行缩写即可， 但不得与既有部门的缩写重合。第一次提交合同的部门，应注 明部门汉字全称及缩写字母。 3. 三级编码：合同类型或业务缩写规则 1）有名合同缩写规则： 有名合同名称 缩写 买卖合同 MM 供用电合同 GY 赠与合同 ZY 借款合同 JK 租赁合同 ZL 融资租赁合同 RZ 承揽合同 CL 建设工程合同 JG 运输合同 YS 技术合同 JH 附件五 第 5 页 共 7 页 保管合同 BG 仓储合同 CC 委托合同 WT 行纪合同 XJ 居间合同 JJ ②若遇合同名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则 选第三个字，依此直至选出不同的组合。 例如：“建设工程合同” 与“技术合同” 都可缩写： “JS”， 依据本条规定，可分别缩写成：“ JG”和“ JH”。 2）无名合同缩写规则： ①未列明的合同名称缩写，可根据本条规定，进行缩写即 可，但不得与有名合同的缩写重合。 ②若遇合同名称拼音首写字母已被有名合同占用的，可使 用项目名称缩写，但是不得与有名合同的缩写相同。 ③无名合同缩写规则可参考第二款二级编码缩写规则 . 4. 四级编码即合同签订年份。 例如：在 2009 年签订的，该级编码即为： 2009 5. 五级编码：该年份内所签合同份数顺序号 附件五 第 6 页 共 7 页 根据合同签订先后顺序编流水号，从“ 0000”自“ 9999” 止，列在该合同编码最后四位。 （三）补充协议编码规则的处理 1. 补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协 议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺 序在流水号后用扩号加两位阿拉伯数字标识， 以“01”开始“99” 结束，如“（ 01）”。 例如： 该补充协议是 *** 集团有限公司法务部在 2009 年第 45 份委托合同的第三次补充的，流水号为 003，则合同的第一 份补充协议的编号为“ HQJ-FW-WT-2009-0045（003）”。 2. 合同纠纷引起的诉讼或者后来又达成和解协议的，