函授教育学员.DOCVIP

浙江国际海运职业技术学院 函授教育学员管理程序 函授教育学员 管理程序 文件编号： ZIMC-B-0406 版 号： I/0 拟制人： 王杏娣 审核人： 李丽 批准人： 陈定樑 生效日期： 2018.3.1 版号： I 修改状态： 0 第 PAGE 1 页 共 5 页 1． 目的 通过对函授学员学籍和在校日常管理的全过程控制，确保达到满足质量目标的要求。 范围 适用于成人函授教育专科学员的注册与学籍管理过程。 职责 3.1 东海教育学院负责函授教育专科学员的学籍和在校日常管理 3.2 东海教育学院负责新生报到工作的组织和协调。 3.3 　 东海教育学院负责学员在校期间的奖惩管理、对学员学业成绩的考核控制、记录及传递。 3.4 学校计财处负责学员的费用收缴。 工作程序 4.1 新生入学与注册 东海教育学院组织协调新生报到确定班主任编制学号网上录取东海教育学院汇总注册情况计财处收费按相关规定处理正式注册生成学籍卡 东海教育学院组织协调 新生报到 确定班主任 编制学号 网上录取 东海教育学院汇总注册情况 计财处收费 按相关规定处理 正式注册生成学籍卡 未注册 未注册 图1 成人函授专科新生入学与注册工作流程图 4.1.1 每年招生录取工作结束后，学籍管理员将录取新生名单录入函授学籍管理系统，同时生成电子版新生学籍卡，并赋予已报到新生确定的学号，该学号为该学员在校期间的唯一代号，将不作更改。新生学号的确定根据函授班级标识、学号编排办法执行。 4.1.2 东海教育学院于新生入学报到前组织召开新生报到协调会议，布置并协调新生入学报到的准备工作，并确定各班班主任名单。 4.1.3 新生报到时，应交近期免冠半身两寸照片四张，并填写《东海教育学院函授学员登记表》和身份证复印件等相关资料，按规定交纳学杂费。 4.1.4 新生报到一个月后，由学院办公室汇总未缴费学生名单并予以公示，各班主任督促未交费新生交费或办理相关的缓交费手续。 4.1.5 各班主任根据新生缴费记录凭证在新生名册上加盖“已注册”专用章，报到结束后各班主任将《学生注册表》及时提供给学籍管理员，由学籍管理员做好学籍注册登记。 4.2 老生报到与注册 学籍管理员进行学籍注册办公室汇总缴费情况学生缴费班主任通知学生缴费 学籍管理员进行 学籍注册 办公室汇总缴费情况 学生缴费 班主任通知学生缴费 图2 成人函授老生报到与注册工作流程图 4.2.1 学员于每学年1月上旬，根据班主任通知向学校交纳学杂费。 4.2.2 学院办公室汇总学员缴费情况并予以公示。 4.2.3 由班主任根据学生缴费记录在学生名册上加盖“已注册”专用章，下学年开学初各班主任将《学生注册表》上交给学籍管理员，由学籍管理员做好学籍注册登记。 4.2.4 遗留生缴费由学院办公室告知各班主任缴费标准，学生完成缴费后，由学院办公室提供缴费凭证给学籍管理员，学籍管理员做好注册登记后将凭证交给各班主任，班主任做好相关记录。 4.3 转学与转专业 学生提出转专业申请档案移交学籍卡转移办理转、接档案移交报上级备案东海教育学院批准 学生提出转专业申请 档案移交 学籍卡转移 办理转、接 档案移交 报上级备案 东海教育学院 批准 图3 学员转专业工作流程图 4.3.1 申请转专业的学员于第一学期结束后或开学初提出申请，填写《学员转专业申请表》，由东海教育学院院长同意后，报浙江省教育厅高教处备案。 4.3.2 学员转专业申请批准后，由学籍管理员将《学员转专业申请表》副本反馈给转出、转入班级的班主任，并向转入班级提供东海教育学院学员相关资料，同时将学员编入转入另专业的相应班级。 4.3.3 学员转入班级班主任根据学籍管理员提供的《学员转专业申请表》，对转入学员进行确认，由学籍管理员负责在学籍管理系统中注明转专业。 4.3.4　 申请转学（转出）的学员于开学初向学院提出书面申请，填写《浙江省成人高校学历教育转学审批表（注一）》一式叁份，转出、转入学校同意并盖章，报浙江省教育厅高教处批准后，方可办理转学手续； 4.3.5 转学批准后，由学籍管理员负责在学籍管理系统中注明转学。 4.4 成绩不合格学员的处理 4.4.1 每学期结束前，由教务员将成绩不合格学员名单提供给各班主任。 4.4.2 根据学院的补考安排，由班主任通知学员参加补考。补考结束后由教务员组织阅卷并登分。补考成绩在60分以上的按60分记载。 4.5 休学与复学 东海教育学院批准并安排休（复）学东海教育学