会议服务概述.pptVIP

会议服务 第一节 会议服务概述 一、会议服务的含义 1.会议服务的概念 2.当前会议服务的发展情况 第一节 会议服务概述 一、会议服务的含义 会议服务的概念 当前会议服务的发展情况 三、会议服务的特性 1.制定计划原则2.自知准备原则3.人性化服务原则4.遵守利益礼貌原则5.保证安全的原则 会议服务的原则 第二节 会议服务 工作任务1 会议服务方案的制定 工作流程 1.宾馆酒店基本知识 2.确定会议地点的方式 1）由会议需求方制定会议地点 2）由会议服务方根据会议需求方的要求来选择会议地点 工作任务2 会议前期准备 工作流程 1.会议通知的种类 按照会议通知的性质：预备性通知 正式通知 按照会议通知的名称：会议通知 邀请信（函、书） 请柬 海报 公告 2.电话礼仪 模拟 3.会场布置形式 1）会场布置的内容 会场座位格局设计和安排 座区划分与作为排列 会场装饰 主席台布置 座位标示 2）会议座位格局形式 a、上下相对式 （礼堂型、而字型） b、全围式 c、半围式 d、分散式 工作任务3 会议文件、证件制作 及会议相关物品的准备 工作流程 1.各类会议证件种类和功能 代表证、出席证、列席证、嘉宾证、签到证、工作证、记者证、通行证、车证 2.会议用品设计制作及物品的租赁准备工作中应注意的事项 3、印刷品 4.会议文件的类型 主旨文书、议案文书、事务文书、决议文书、信息文书 5.会议日程表 练习题 召开一个500人左右的某协会 的年会前应做好哪些工作？应准 备哪些文件和证件？ 第三节 会中服务 工作任务1 会议报到接待服务 工作流程 工作步骤 1.与酒店各部门召开协调会议 2.接站 3.会议报到注册 1.与酒店各部门召开协调会议 1）销售部工作 2）客房部工作 3）餐饮部工作 4）财务部工作 5）保安部工作 6）娱乐部工作 2.接站工作 1）确定迎接规格 2）设立接站台 3）掌握会议代表抵达会议地详情 4）开设专用通道与休息室 5）迎接交通工作安排 3.会议报到注册 1）会议报到 2）签到 3）收取会议费用 4）安排食宿 5）发放会议资料 6）票务服务 7）其它工作 1.住宿服务事项 2.登记预定返程票 3.设立参观旅游咨询台 工作任务2 会场服务 工作流程 1.会议记录 1）会议概括 2）会议内容 3）会场情况 4）记录签署 2. 书面会议记录的格式 3.图像记录 4.声音记录 2.会议简报 1）会议简报的内容 反映会议的主要活动和主要事件 反映与会者反响强烈的问题 反映代表性的较为广泛的意见 反映与会者的新观点、新建议 3.会议服务礼仪 1）会议服务人员的语言、举止要求 2）礼仪着装礼仪要求 3）交往礼仪要求 a.握手礼 b.交谈礼节 4.会议服务人员应具备的思想素质 1）爱岗敬业 2）服从第一 3）严格遵守规章制度 5.会议服务人员心理素质培养 1）掌握心理服务 2）了解会议服务对象的心理需求 3）掌握会议服务心里策略 a.提供“人情味”的服务 b.提供以尊重为本的服务 c.提供超常、超前服务 工作任务3 后勤配套服务 工作流程 1.就餐安排要求 2.会议菜单设计原则 3.就餐形式 第四节 会议后期服务工作任务1  工作任务2  3. 会