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第三十章 文书撰写工作标准
第一节第一节 文书撰写要求文书撰写要求
第一节第一节 文书撰写要求文书撰写要求
一、文书主旨的确立和表现
1.怎样确立文书的主旨
(1)上级文件是文书主旨确立的直接依据
企业文书主旨的确立往往要直接依据中央和上级的精神,有时甚至要在文
稿中直接地具体地写上根据上级的哪个文件,本着什么精神,按照什么规定,
要解决的是什么问题。所以,认真地学习、深刻地领会和全面地掌握上级文件
精神,对于文书主旨的确立是十分重要的。
(2)领导意图是文书主旨的具体要求
单位所撰写的文件,其作者是法定某一单位,或者是法定的某一级的领导
人,所以,一篇文书是一个领导集体在工作活动中的产物。拟稿者在接受文书
起草任务后,必须准确领会领导意图,这是确立文书主旨必不可少的。
(3)工作实践是确立文书主旨的直接因由
在具体工作过程中,必须随时提出一些实际问题,要立即回答、处理、解
决;或者要求制定政策、布置执行;或者要求反映情况、提供参考;或者要求
进行商洽、研究方法等等。这就是说,一篇文书主旨的确立,是有一个实际工
作中的直接因由的。这就是要求我们占有大量材料,并注意不同时期的发展特
点,进行全面的分析研究,提出解决问题的正确见解。
2.文书主旨的要求
(1)正确
正确是指主旨必须符合国家的政策、法律、法规,必须符合客观实际情况,
能反映出客观事物的本质规规律,对工作起到积极的指导作用,经得起实践的
检验。
(2)集中
集中就是指主旨要集中单一,不可多中心,“意多乱文 ”。只有主旨集中,
文章才有好的表达效果,才容易被对方理解,有关事项便于处理,有关规定便
于执行;只有主旨集中,才能写得深刻,重点才会更突出、鲜明。为了做到主
旨集中,作者不能塞进与主旨无关的材料而节外生枝,不能下笔千言,离题万
里。应坚持 “一文一事”的原则,切忌繁冗庞杂。
(3)鲜明
鲜明就是指一篇文书的基本精神或观点,要清楚明白,拥护什么,反对什
么,肯定什么,否定什么,要解决什么问题,达到什么目的等,都必须一清二
楚。要做到主旨鲜明,首先要有针对性,要回答现实中需要解决的问题,要有
的放矢,不能遇事绕道走,说不着边际的话;其次要清晰明确,对其内容的解
决必须是惟一的,不能模棱两可,语言必须准确达意,不能含糊其辞;再次要
有完整性,要做到提出问题,分析问题,解决问题,不能只提问题,不去解决,
或含而不露,让受文者去体味,去猜测。
3.表现主旨的方法
明白显露,直陈其言,是文书表现主旨的特殊方式。主旨的表现,大体说
来有以下几种:
(1)在题目中概括点明主旨。
(2)在正文开头一段中标出主旨句,使读者一目了然。
(3)在文章结尾一语道破,或前提后点,开头揭示文章内容重点及方向,结
尾亮底,点明主旨。
(4)在文章中间内容重大转折之处揭示主旨,同时起到承上启下的过渡联系
作用。
(5)主旨分散于一篇文章各个部分的小标题、小观点中,起到穿针引线的作
用。
二、材料的选取和使用
文书写作的材料,就是撰写者在表现主旨时选用的具体事实、基本情况以
及数字、引语等。选材,就是对占有的材料进行鉴别、筛选,把最有价值的材
料选用进文稿。
1.材料的占有应多多益善
材料多了,选择起来就有余地;表达才能得心应手,左右逢源;分析和认
识问题才可能达到相应的深度和广度。
(1)直接材料和间接材料
凭借五官接触的事物,通过耳闻目睹,获得的第一手材料,就叫直接材料。
它是通过自己的观察得到的切身感受,因而最新鲜,最实在,最有活力。但是,
个人经历毕竟有限,事必躬亲,既不可能,也没必要,还得借助第二手材料,
这就是间接材料。例如听取介绍,查阅简报、记录、报表等。这类材料也较真
实、具体、广泛、客观,也很有价值。只有掌握了这两类材料,才能写出有说
服力的文书。
(2)现实材料和历史材料
文书写作的任务,在于解决现实生活中提出的各种问题,因此,搜集和掌
握现实生活中实际情况的材料是非常重要的。但是,对任何一个事物,仅仅看
到它的现在还不够,还要看到它的发生、发展以及它的过去和将来,也就是不
能忽略其历史材料。可见,文书写作,既要首先着眼于现实材料,又要尽可能
多地了解有关
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