如何开个有效率的会资料.ppt

會議準備檢查表 16.?準備那些必要的輔助視聽器材 17.?準備那些文具 18.?準備會議場所周邊住置圖 l 電話地點 l?洗手間 l?茶水間 l?餐廳 l 休息室 l?安全門 19.?? 是否要求參與開會者準備資料及副本份數? 20.?? 安排食膳及桌位 21.?? 其它 □? 是否有人吃素 □? 是否有殘障者參加 □ 是否需要翻譯 如何开个有效率的会议 讲师：沈XX老师 一、何謂會議 複數的人，集合於一定場所，以口頭交換各人的意見、想法、情報，並努力去達到某些共通的結論。 ? 二、會議的種類 (一)???以模式而言: 1.正式的與非正式的會議 2.定期的與不定期(臨時)會議 3.商量、協商型－報告、情報交換 4.創意開發型－自由發表意見 5.教育指導型－會議是實踐之場 (一)??以目的而言： 1.??以傳達命令為真意 2.? 為了連絡協調而召開會議 3.??以收集情報或聽取意見為目的 4.??以作決策與起草為目的 5.??委員會 6.??機能中心會議 三、為什麼要開會 (一)??文書所不具有機動性 (二)??責任之明確化 (三)??協力態勢之確立 (四)??責任感的喚起 (五)??相互啟發 四、?為什麼開不好會 (一)??組員不知適當發問技巧 (二)??推銷式領導行為 (三)??內部衝突 (四)??可行方案不足 (五)??不夠袒誠 (六)??沒有議題的座談 (七)??缺乏自我檢討 (八)??未能將決策有效地轉達給執行人員 五、??會議的反省 (一)??要有近代化意識與教養 (二)??對民主主義的理解 (三)??四不 六、 會議領導人的資格要件 (一)??豐富的人性 (二)??公平與忍耐 (三)??熱誠與幽默 (四)??分析力、判斷力、綜合力與豐富的知識 與經驗 (五)??推銷員的精神 (六)??具有好的一面之民主性 七、 會議的計劃 (一)??議題之明確化 1.??事實的收集、整理 2.??判斷資料的提出 3.??自己想法之整理 (二)?目的之明確化 1.?議題是什麼 2.?是否要作決定 3. 是否要作協調 4. 是否要提建議 (三)?必要性之檢討 1. 用文書不行嗎? 2. 以自己的責任與權限沒法處理嗎? 3. 不開會，用協商不行嗎? 八、會議準備之檢查 (一)?會議參加人員的選定方法 1. 從與問題有關的人當中選擇 2. 對該問題有豐富知識與經驗且協力性的人 3. 在該問題上之處理上，最後必須取得該人 同意者，須要求其參加 4. 上下階層的幅度盡量要小 5. 人選不以個人的或利害關係為中心 6. 人數以8至15人為適當 (二)?會議時日的決定方法 1.?對特定人選不方便時，會議就失去意義 2.?特別繁忙的人士或有力人士，提早交涉、預 留時間 3.?會議時間，須決定幾點到幾點，使參與人安 心開會 4.?會議中須無干擾的情況下進行 (三)?會議所需時間的決定方法 1.?從生理及心理條件而言，二小時為限度 2.?管理大師彼得杜拉克先生主張以五十五分鐘 為限度 (四)?會議場所的決定方法－適切的環境與大小 (五)?會議的事前連絡－適時的正式通知 (六)會議資料之整理與準備－請參加者提供 (七)? 會議場地與設備 1.??環境 ? 配合人數的大小 ? 逃離噪音 ? 空氣流通好 ? 施以色彩調整 ? 照明 2.??設備 ? 桌椅－比辦公用者略為寬舒 ? 視聽器材 ? 其他小東西 3.??席位的配置 (八)??會議進行的計劃 九、會議成功的五大要素 (一)??議題要和參與開會的人有關 (二)??選定適當的出席人員 (三)??主持人 (四)??會前要有充分的準備 (五)??參與開會人的態度 十、會議的領導方法 (一)??導入議題 (二)??充分發言 1.?指名發問 2.?交替發問 3. 以全體人員為對象發問 (三)??獲得一致的結論 1.??首先去掉一些大家沒有能力做到的一些 想法 2. 刪除一些離題的意見