秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求.pdf

秘书技能期末复习指导 第二部分工作 要求 3、介绍出现失误时仍应沉着应付 4、自我介绍 二、名片设计与名片接递方法 1、名片是让新结识的朋友记住你的姓名、地址和电话号码等的一种有效办 法。 2、一张形象、效果俱佳的名片通常包括以下几项内容： （1）公司标志、商标或公司的徵记；（2）姓名；（3）职务；（4）公司名 称；（5）公司地址；（6）电话号码；（7）传真号码；（8）若有必要，也可 印上其他办事处的地址。 3、名片交换时机 （1）当你与某人第一次见面时，一般都要赠送一张名片，这是十分得体的 礼仪； （2）在展销会开始时，销售经理与客户之间互换名片是一种传统，表示非 正式的业务往来已经开始； （3）在宾客较多的场合，一开始就接受名片可帮助你及早了解来客的身 份； （4）去拜访某人时，如果主人没有出示名片，客人可在道别前索要； （5）用餐时不要出示名片，而应等到用餐结束； （6）有时，如果本人不能亲自前往，可以送上名片来“代表”你。 三、掌握正确仪态 仪态是人的举止行为的统称，也是现代人的职业文明 标志，包括：站姿、坐姿、走姿、气质和风度等。 1、站姿：最容易表现姿势特征的是人处于站立时的姿势。 2、坐姿：是秘书活动中最重要的人体姿势，是一种静态造型，其包容的信 息也非常丰富。 四、影响秘书职业形象的不良习惯动作。 五、职业女装有以下三种基本类型：西服套裙；夹克衫或不成型的上衣；连 衣裙或两件套裙。 六、领带打法的种类：（1）浪漫结；（2）温莎结；（3）王子结；（4）四 手结。 七、服饰穿戴选择的基本原则。 第二节接待 一、做好接待的准备工作。 二、接待预约来访者的工作程序 （1）以良好的公司形象迎侯来访者，当来访者走近时，以站立姿态面带微 笑主动问侯； （2）了解来访者约定见面的部门或人员； （3）如果来访者是在约定的时间到达，应立即通知被访者； （4）如果来访者比约定的时间来的早，请其入座，款待饮料，递送书报以 排遣时间，或轻松地和他们交流，使他们感到不被冷淡，待离约定时间前5至 10分钟，再执行第（3）条； （5）按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开前返还宾客 卡； （6）正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同 前往； （7）来访者离开时，应礼貌送客，需要时可协助来访者预定出租车。 三、接待未预约来访者的工作程序 （1）面带微笑主动问候来访者，当了解到对方未做预约时，仍以欢迎的态 度礼貌友好地接待，为其服务； （2）询问来访者要访问的部门工工作人员姓名； （3）努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间； （4）如果来访者要求当天见面，庆设法联系有关部门或人员，看是否被访 人或其他人员能接见来访者； （5）如果当天可以接见，按照接待预约客人的工作程序进行； （6）如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，要立即向来访者说明 情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方时间， 使自己更被动； （7）在无法接待来访者的情况下，应主动请来访者留言，并向其保证尽快 将留言递交给被访人； （8）再次给来访者一个预订约会的机会，并耐心听取对方的要求； （9）在接待过程中，要确保来访者感到舒适，比如联系过程中，为来访者 提供坐椅和饮料等。 四、礼貌送客 （1）主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘； （2）为客人开门； （3）送客人到电梯时，要为客人按电梯按钮，在电梯门关上前道别，如送 到大门口，要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去； （4）和上司一起送客时，要比上司稍后一步； （5）马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。 第三节沟通 一、克服有效倾听中的障碍 通常在听的时候无法专心的原因有： 1、语意不清；2、预期反应；3、分散注意力；4、预先下结论；5、某些字 眼引起反应；6、相逃避困难的工作；7、只听取自己想要的内容；8、只重形式 而不重内容；9、想送另外的问题；10、过分依赖笔记。 二、获得良好的倾听效果，听之前的准备工作 1、约束自我，倾听本身是一种劳心劳力的事，一般人者