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采购与付款循环的内部控制探析 【摘要】在企业的生产经营活动中，采购与付款业务密切关联着企业资金，是企业正常经营中非常重要的环节，是企业运行的基础，对此企业应拟定采购与付款交易的内部控制制度，健全业务记载的控制系统，增强其业务流程关键点的控制，及时进行制约和监督。 网:m 【关键词】内部控制；采购与付款循环；改进措施 一、采购与付款循环的内部控制概述 （一）采购与付款循环内部控制的相关概念 内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施的总称。 采购与付款循环的内部控制指为了规范企业采购与付款活动，防范采购与付款过程当中的差错与舞弊，保证采购在满足生产和销售的前提下，最大限度地降低采购成本而选择的一系列控制措施。企业采购和付款业务是指在物资交易过程当中，由于会出现各种特殊情况，继而导致采购的最终结果跟预期目的不太吻合的程度。采购和付款将受到许多因素的影响，它是在采购的各个方面存在。那么毫无疑问也会在很大程度上影响采购活动的进行。 （二）采购与付款循环内部控制的一般流程 1、采购业务流程 （1）市场部根据需求分析和市场调研制定年度销售计划。 （2）仓储部门根据库存情况（使用部门根据自身需要）提出采购申请。 （3）采购部门根据收到的采购申请进行物资采购活动，对一些大额、重要的采购项目采取招标方式确定供应商。 （4）独立的验收部门根据订购单对数量、质量等进行验收核对。 （5）采购部门将请购单、订购单、验收单、入库单和其他相关凭证送交财务部门，验收部门将验收单、入库单送交财务部门，会计人员核对后交财务经理复核和审核，之后进行账务处理并登记相关账簿。 （6）每月月底由会计人员进行对账，核对数量金额。 2、付款业务流程 （1）采购部门根据约定的付款时间提出付款申请，并填制付款凭单，并且后附订购单、验收单和供应商发票等支持性凭证； （2）付款凭单需经相关人员复核，并经采购主管审核； （3）将付款凭单交至财务部门，由财务经理复核； （4）财务部门对供应商提供的发票及相关凭证进行核对，确认无误后，交予财务总监复核，再由总经理批准支付款项；出纳人员在与付款信息表核对后付款，编制银行付款凭证，在凭证后附请款单；会计人员按照出纳人员付款情况编制转账记账凭证，在付款凭证后附请款单采购合同、验收单、入库单、供应商发票；未开发票的付款计入“暂估户”。 二、采购与付款循环内部控制存在的问题 根据本地几家中小制造企业的采购与付款循环的内部控制情况的了解，发现存在如下问题： （一）采购计划不合理 实际的生产情况受到多方面因素的影响，但这些企业一般都按季度统计上报一次的集中采购计划，并且不能做到合理地安排整个季度的生产活动。同时，集中采购计划安排的不合理又滋生了计划外物资的采购比例，不仅导致闲置物资的浪费，而且计划外物资的增长也降低了公司整体的资金利用率和集中采购业务的效率。 针对采购计划的问题，涉及到生产、采购、物流、供应商质量管理、财务、控制等多个部门，这就需要公司对此有一个科学合理的计划和安排，否则项目一旦上马，前期没有做到位的工作将会在后期一一暴露，后患无穷。建立及完善采购与付款循环的内部控制制度，是控制业务过程的第一步。 （二）授权制度不完善 交易授权是指任何业务活动的进行都要由相关负责人在规定的责任范围内授权。授权制度的不完善容易发生当相关负责人不在或不能合理处理事务时，在采购过程中出现越权审批的情况，甚至对重要的和技术性较强的物资采购部没有实行集体决策和审批，招标行为不规范，有些部门和人员甚至擅自处理采购和付款业务。 （三）不重视采购合同 有些中小企业企业管理制度不完善，缺乏对采购合同管理的明确规定。企业经常由于资金短缺，为防止到期不能支付款项影响商业信用或被供应商起诉，往往不与供应商签订采购合同。根据某些应付账款凭证追踪采购合同时，有查不到采购合同的情况，且发现有些采购合同没有存档的情况。这就说明公司在合同控制制度上的不严谨。 （四）没有定期与供应商对账 通过对财务经理及会计的询问，发现企业没有定期与供应商对账，究其原因主要是因为公司供应商数量多、?I务多，对账工作量大，而工作人员人手不足，没有形成定期核对的流程和要求。有些企业不仅没有定期与供应商对账，甚至不了解供应商的情况。作为内控制度的一部分，要在企业中要建立起科学的供应商评估和准入的制度，对所有的供应商的信誉进行合理的审查，保证供应商名单的合理性，逐步完善对供应商选择机制。 （五）预付账款的后续监督管理不到位 采购一些比较特殊的生产设备或者材料时，供应商往往要求预付账款。预付账款流程是由采购员提交付款申请，经由采购经理