会议管理 2课件.pptVIP

秘书国家职业资格培训 * 二、会议纪要的内容和要求 （一）相关知识 1. 整理、编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成文 作用：对上汇报工作、对下指导工作、平级互通信息 （１）会议纪要的种类 　　　办公会、工作会、协调会、研讨会 （２）内容——情况简述、精神阐发 （３）拟写要求——实事求是、集中概括、条理 2. 印制并分发给有关部门有关人员或归档保存 3. 会议纪要按印发范围和查看等级分发 秘书国家职业资格培训 * （三）工作程序 完善会议记录——起草、编写会议纪要——确定印发范围——接受者确认——领导签字——打印成文——印制、分发、或归档保存 （四）注意事项 三、会议经费结算的方法 （一）相关知识 1. 会议的收费与付费方法 （１）收款的方法与时机 （２）付款的方法和时间表 秘书国家职业资格培训 * 2. 会议付费的要求 （三）工作程序 （四）注意事项 （五）相关链接 1. 会议成本 广义——时间、金钱、机会成本(Opportunity Cost) 狭义——直接经费支出＝(P83-84) 2. 会议财务管理应遵循的原则 （１）遵守制度、严格手续 （２）量入为出、收支平衡　（３）精打细算、厉行节约 秘书国家职业资格培训 * 四、跟踪反馈落实会议精神 （一）相关知识 1. 会议决定事项的传达——准确、及时、到位 传达方式：口头、录音录像、印发文件 2. 会议决定事项的催办与登记制度 （１）催办的意义——一条信息反馈渠道 （２）登记 3. 会议决定事项的反馈 （１）原则——迅速及时、真实准确、渠道畅通 （２）重点——妨碍落实的各种信息 秘书国家职业资格培训 * （３）综合反馈 催办方式——发文、电话、派员 （三）工作程序 （四）注意事项 （五）相关链接 1. 会议决策传达落实的作用 2. 传达落实的要求 迅速果断、保证质量；忠实决策、不打折扣；解放思想 3. 具体实施—— 传达动员、分解任务、互相沟通、操作控制、效益考核 秘书国家职业资格培训 秘书国家职业资格培训 * 会 议 管 理 秘书国家职业资格培训 * 第一节 会前筹备 一、拟定会议议程、日程 （一）相关知识 1. 会议议程的内容 大中型会议的议程安排： 2. 会议日程的内容 3. 会议日程和日程的作用 （三）工作程序 1. 会议日程的制定程序 秘书国家职业资格培训 * （1）明确目标和参加者 （2）安排个议程事项的时间 1）会议长短 2）敏感话题 原则： （3）确定每一项议程 1）目标 2）准备及贡献 3）时间安排 4）演讲者 秘书国家职业资格培训 * 5）提前分发会议议题 （4）决定会议讨论形式 1）典型的会议形式——自由讨论 2）头脑风暴形式 基本原则： 3）团队列名方法 4）小型团队 （5）决定会议决策的方式 2. 会议日程的编制方法——相关样式 （四）注意事项 秘书国家职业资格培训 * 1. 会议议程和日程的区别 2. 正确处理会议临时动议 （1）会议议题的作用 （2）会议议题的审核 原则： 二、提供会议地点的备选方案 （一）相关知识 1. 会议地点选择的要求 （1）交通便利 （2）会场大小与会议规模相符 （3）良好设备配置 （4）不受外界干扰 秘书国家职业资格培训 * （5）停车场所 （6）租借成本 2. 会议酒店的类型划分 （1）按类型划分 1）商务型 2）度假型 （2）按地点划分 1）市中心 2）市郊 （三）工作程序 1. 会议目的与形态 2. 实质上的需求，与会者的期望 3. 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 秘书国家职业资格培训 * （1）所在地区情况 （2）会场的环境 （3）会议地点的设施 4. 对会议地点进行确认 （1）检查考虑中的全部会议室和场地 （2）随意抽查房间设备 （3）检查相关部门所在地 （4）检查膳食供应 （5）检查电梯　　　　　（6）检查服务项目、营业时间 （7）交通及停车设施 秘书国家职业资格培训 * 5. 签订书面合同 （１）——（７） （四）注意事项 1. 广泛收集会议地点的信息 2. 实地考察会议地点的注意事项 6点（P14） （五）相关链接 1. 会议类型与地点选择的关系 公司会议、培训会议、某些会议 2. 会议地点选择的建议 秘书国家职业资格培训 * 三、布置会场和安排座次 （一）相关知识 1. 会场整体布局的要求 （1）庄重、美观、舒适 （2）和谐氛围 （3）大中型会议要保证一绝对中心，半圆形、大小方形 2. 主席台的座次和场内座次 大中型会议的会场应设主席台 座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席