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国家职业资格培训教程 三级秘书 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定 企业花在开会上的时间越来越多 第一章 会议管理 第一节 会前筹备 一、会议筹备方案的拟订 1、会议筹备方案的内容 A、主题和议题 主题：有切实的依据、必须结合本单位的实际、有明确的目的 议题：对会议主题的细化 B、会议名称 根据议题和主题确定 C、会议议程 确定主持人、发言人、讨论内容、方式等 D、会议时间、地点 E、所需设备和工具 F、会议文件的范围 G、会议与会代表的组成 H、会议经费预算 I、会议住宿和餐饮安排 J、会议筹备机构 2、会议筹备方案的作用 A、确保会议的周密组织 B、确保会议服务质量和沟通协调到位 C、确保领导意图得以贯彻执行 3、电话会议及视频会议的知识 A、电话会议 适用于规模不大、办公地点相对集中的企业 B、电话会议的特点 优点：方便灵活、节约成本、节省重复 缺点：不易组织、无书面记录、需要翻译、有时差、存在沟通不到位 电话会议信息工作要求： 进行电话会议的要求： 准确发出开会信息 认真分发会议书面信息材料 合理安排会场信息传输设备 按时接通电话 互相通报出席情况 做好会议记录 A、视频会议 现代化会议方式 B、视频会议的特点 优点：声音图像同时传输、不受地域限制、节省费用、交流效果较好 缺点：费用昂贵、存在时差、准备时间较长 视频会议信息工作要求： 发出开会信息 分发文件信息资料 布置会场 设置与检查会场信息传输设备 做好会议信息准备 采用先集中后分散的形式 汇总情况信息 4、远程会议筹备方案的特点 优点：节省时间和费用、储存时间长、 缺点：费用高、需要电信服务商合作 筹备方案的特点： 联系电信服务商，明确服务内容，并将会议要求与服务商预 先确定 提前准备相关材料告知与会人员 设置专人检查设备 5、会务机构分工的要求 A、根据会议的规模和类型组织人员队伍 B、会务机构分工明确、责任到人 C、加强协调、定期沟通 二、实例分析 三、工作程序 组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导 审核方案 形成筹备方案：与领导沟通，确定会议的主题与议题、名 称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与 会代表的组成、会议经费预算和住宿、餐饮的安排 四、注意事项 1、电话会议语言使用的注意事项 做好准备、做好时间估算、不使用方言 2、安排座位的注意事项 座位名签、被表彰人坐在前排、离会场入口远离会场主席近 的位置为上位 3、会前准备工作的基本要求 充分、周密、安全 五、相关链接 1、会议筹备方案和会议策划方案的区别和联系 策划 = 筹备 + 预算 策划：对于会议的整体规划，涉及全过程，务虚 筹备：侧重于会议的准备和实施，务实 2、会议座位安排方法 较大型会场的座次安排 中小型会议的座次安排 主席台座次的安排 职位最高的居中，然后先左后右，由前至后顺序依次排列 主持人边座 主席台上于每个座位左侧放置台签 二、检查会务的筹备情况 1、主要内容 会议准备是否充分 排除干扰 手机铃音、中途退场、来回出入 环境条件和用品准备 文件材料的准备情况 会场布置情况（主席台是否按照议定座次摆放、名签等） 保卫工作 其他内容 2、检查结果汇报形式 书面形式 口头形式 协调会形式 3、会务筹备情况检查的方法 A、听取会议筹备人员汇报 ※听取汇报的领导要加强前线调查，深入一线，发现问题，解决问题。 ※会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效 ※选择时间要恰当 ※发现筹备过程中的薄弱环节及时调整，汇报之后的催办和落实是应该注意的问题 B、会前现场检查（包括安全检查、突发事件预案） ※确保所有事项条理清晰 ※注意气味 ※设立入场登记台 ※佩戴徽章、名牌 ※准备接待休息室 ※安排接待、服务人员 三、工作程序 开会检查的程序： 自我检查 确定汇报会 现场解决 催办落实 现场检查的程序： 确定检查内容 制作检查单 做好记录 整理纠正 四、注意事项 会务筹备情况检查的汇报材料 ※汇报材料要认真核实，与回忆筹备方案的预先设计进行比较检查。 ※汇报材料突出问题，提出对策 ※汇报材料