模块4秘书的“办文”工作.pptVIP

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2019-02-21 发布于北京
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模块4秘书的“办文”工作.ppt

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第3单元公文的处理凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记采用账簿式、卜片式、联单式、电脑登录式均可。一般可以按“上级文件”“下级文件”“需承办文件”“一般性文件”4个类型分类登记。登记的内容包括:收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导批示、承办情况、拟办情况、终结处理、归卷号以及备注等。上一页下一页返回第3单元公文的处理收文登记是一项很细致的工作，要求注意5点。一是字迹要清晰工整，不要潦草、涂改及滥用简称;二是平件与密件要分别登记，便于管理;三是要分清急缓，急件要随到随登，并及时分送;四是收文簿上的序号应按年度编排，不要出现空号、重号，若有数份同一文件，每一份可注明第几份，如第20号收文两份，可分别写成20/1 , 20/2;五是收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。上一页下一页返回第3单元公文的处理 3.审核收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他行关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。 4.拟办拟办指机关秘书部门或主管的业务部门对来文提出初步的处理方案或建议，供领导人批办时参考。这是发挥秘书人员的参谋、助手作用，减少领导花在文件堆里的精力和时间，提高工作效率的有效措施。上一页下一页返回第3单元公文的处理来文需要提出拟办意见的范围是:上级机关主送本单位并需贯彻落实的来文;本单位职能部门送来的请示性文件;所属单位送来的并需答复处理的请示性文件;平行或不相隶属的机关主送本单位并需办复的商洽性文件。做好来文的拟办工作应注意做好以下5个方面的工作。 (1)认真阅读来文，切实掌控文件的内容、性质与具体意图，以便有针对性地提出拟办意见。 (2)熟悉单位领导的工作分工、各职能部门的职责范围与当前工作部署以便准确地提出拟办意见。上一页下一页返回第3单元公文的处理 (3)拟办意见要简明扼要，一般要写清由哪个部门主办，哪个部门协办;哪些领导阅批，哪些领导阅知;处理方案和倾向性意见。 (4)为了便于领导对拟办意见的斟酌，秘书人员应将文件涉及的有关材料随拟办意见一并附上，以供领导参考。 (5)拟办意见要写在《文件处理单》上，并签署拟办人姓名与日期。上一页下一页返回第3单元公文的处理 5.批办批办指机关(部门)的领导人对需要办理的重要公文批示执行、办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体要求如下: (1)对只需阅知的，要批示传阅或传达的范围以及时限要求。 (2)对需要贯彻执行的，要批示贯彻执行的具体方案与意见。 (3)对需要办理和答复的，要批示承办单位或人员及承办时限和要求;若需两个以上单位会同处理，还应指明主办单位。 (4)对紧急、重大或难于处理的公文，应送请机关领导亲自批办。上一页下一页返回第3单元公文的处理 6.承办承办是指有关部门或人员根据领导批示意见，对文件内容和要求的具体执行办理。承办是公文处理的核心部分，因为公文只有通过承办才能发挥作用，达到行文的目的。对秘书部门的文书机构和文书人员来说，承办主要是对需要办复文件的承办，即草拟复文工作。承办的要求是: 上一页下一页返回第3单元公文的处理 (1)统筹规划，妥善安排，即对公文分清主次缓急，有计划有步骤地进行办理，确保紧急、重要的公文优先迅速办理。为使承办工作井然有序，主次分明，承办人员应将需办理的公文，分别置于“急要件待办”“一般件待办”“办结”等几个卷宗之内，每天按时检查，做到心中有数，以免使待办的公文积压。一般公文处理的时限是:特急件应随收随办，在当时或当天办理完毕;急件，仅次于特急件的办理时限，亦应随收随办，最迟以不超过3天为限;限时处理的公文，以规定时间为限，不应迟缓;未明确规定办理时限的一般公文，亦应根据公文的性质与重要程度，规定出具体的办理时限，尽快办理，最迟以不超过7天为限。上一页下一页返回第3单元公文的处理 (2)对来文的办理，要从本地区、本机关的实际出发，做到因地制宜、因时制宜。 (3)实行岗位责任制，加强督促检查，严格评比，奖惩分明，以加强承办人员的责任心，保证办文质量，提高办文效率。 7.催办催办，即对公文