秘书管理培训.pptVIP

我 们 的 培 训 规 则 关掉手机 积极参与 愉快 享受培训的快乐 勇于提问 秘 书 的 职 责 做好和处理好办公室日常事务； 承担部门部分业务工作； 及时收取和发送上司签发的文件，并做好记录； 做好档案的管理并确保其严密性和准确性； 收取和阅读上司看过的各类文件，并根据上司的批示来安排工作； 参加酒店各项会议，有时甚至主持一些会议，并做好“会议纪要”； 撰写备忘录、报告、信件等，供上司审批； 与各部门和店外有关机构、部门保持良好的人际关系； 监督、检查部门培训完成情况； 按时并保质保量地完成各项报告，供上司审批； 处理好各类电话业务，并做好留言工作和跟进工作； 接待来访客人，安排好与上司的见面； 确保办公设备和器材的正常使用，并努力为上司做好参谋； 安排好上司的出行，包括：订票、住宿、餐饮、接送、预约和资料等。 第一部分：内部文件的书写标准 结尾：虽然酒店内部文件没有正式的结尾形式，但规定为： 1） 在正文末尾客套语后，空三行左下方打印签发人的姓名和职位； 2） 间隔一行，打印文件的参考号码，参考号码顺序依次为： 签发人姓名缩写（大写）/起草人姓名缩写（小写）/文件号码/ 部门（缩写）/日期 如： 1）签发人姓名：陈静，姓名大写缩写为：JC 2）起草人姓名：关杰，姓名小写缩写为：lg 3) 文件号码: 001(各部门从收到正式通知使用新文件格式起, 从001号 开始) 4) 部门:人力资源部 , 缩写: HR 5) 日期: 年/月/日的顺序, 如: 2006-6-5（年、月、日之间以短线联结） 完整格式: JC/lg/001/HR/2006-6-5 3） 间隔一行，打印抄送人的姓名和职位（如果需要），打印抄送人姓名之间 不隔行; 4) 结尾字体和大小的要求：宋体、小四不加重。 第一部分：内部文件的书写标准 各部门经理/总监名字缩写标准： 1）总经理：Clement Chow 缩写：CC 2）副总经理：Goodwin Li 缩写：GL 3）财务总监：Joseph Cao 缩写：JC 4）市场营销副总监：Candy Wei 缩写：CW 5）前厅部经理：Eileen Ruan 缩写：ER 6）客房部经理：Lynn Ruan 缩写：LR 7）保安部经理：James Zhang 缩写：JZ 8）人力资源总监：Joan Chen 缩写：JC 9）驻店经理/餐饮部总监：Jeffrey Zhao 缩写：JZ 10）工程总监：Charles Peng 缩写：CP 各部门名称缩写标准： 1）行政办公室缩写：EO 2）财务部缩写：ACC 3）市场营销部缩写：SM 4）前厅部缩写：FO 5）客房部缩写：HSK 6）保安部缩写：SEC 7）人力资源部缩写：HR 8）餐饮部缩写：FB 9）工程部缩写：ENG 第一部分：内部文件的书写标准 二、内部文件英文书写标准（A4）： 顶头使用酒店标准LOGO； 大标题：采用酒店固定的文字； 1）文字内容： INTEROFFICE MEMO； 2）大标题字体和大小要求：Times New Romar, 小三并加重； 3. 信头内容： 1）包括四个眉题，如：TO、FROM、DATE、SUBJECT； 2）四个眉题字体和大小要求：Times New Romar, 小四加重； 3）眉题形式要求：左对齐，眉题后打印冒号； 4）冒号后一个间隔，开始打印内容。 第一部分：内部文件的书写标准 4. 正文： 1）正文要与信头分开打印，一般间隔一行； 2）各段开头不必缩格，段落内打印不隔行，段落间打印间隔 一行；根据正文内容多或少，选择使用单倍行距或1.5倍行距； 3) 在正文最后一行，如果想加入一些客套语，如：Thank You！ Your co-operation will be much appreciated.等，要间隔三行后打印； 4）A4纸张页边上、下、左、右的距离设置为： 上、下：2厘米 左、右：2.5厘米 5） 正文字体和大小要求：Times New Romar, 小四不加重； 5. 结尾：虽然酒店内部文件没有正式的结尾形式，但规定为： 1） 在正文末尾客套语后，空三行左下方打印发件人的姓名和职位； 2） 间隔一行，打印文件的参考号码（与中文格式和标准一样）； 2） 间隔一行，打印抄送人的姓名和