秘书基础与实务6.pptVIP

　　信息于行政管理具有指导意义。生物学上“神经”是控制身体某一种功能的一些特定细胞群。国家行政管理上的信息，是控制决策、执行、反馈、监督的“细胞群”。 　　信息是现代行政管理的有机组成部分，它伴随着“人流、物流、财流”而动，又是现代行政管理的基础。 　　信息是国家管理的神经 秘书基础与实务 信息在管理中的作用 信息是计划与决策的前提 信息是执行的粘合剂 信息是沟通组织整体的媒介 秘书基础与实务 信息是计划与决策的前提 　　计划与决策是行政管理的基本职能，而计划与决策必须依赖信息。只有输入信息才能发现问题，在同类事物的比较中找出差距，从而确定目标。在国家的行政管理中，无论是国家的大政方针的决策，还是人事、财务、科技、教育等一个方面的计划与管理，都要以充分的信息为依据。离开信息，就不可能做出正确的计划与决策。 秘书基础与实务 信息是执行的粘合剂 　　确定目标为决策，实现目标为执行。在执行的过程中，有指挥、控制、协调等基本环节。在这些环节中，无不以信息为核心。行政领导必须凭借准确、及时的信息去实施指挥、控制、监督和协调。 秘书基础与实务 信息是沟通组织整体的媒介 　　行政组织是个系统。纵向的层次，横向的部门或单位，常态的稳定机构，变态的临时性机构。他们各自之间都要靠信息作为沟通的媒介。信息反馈架起了信息的授者和受者的桥梁——党和政府同社会公众之间的联系。智囊库和思想库对领导者的咨询，必须有领导者预先不知道的信息内容，监督和查办也必须围绕信息为主线去展开。如此等等。只有通过信息的交换，互通情报，才能使行政组织的各部门协调一致地达成行政目标，提高行政效率。 秘书基础与实务 秘书部门与信息沟通 秘书部门信息沟通的特点 秘书部门信息沟通的内容 秘书部门信息沟通的形式 秘书基础与实务 秘书部门信息沟通的特点 目的性 综合性 灵敏性 　　秘书部门提供的信息属于行政信息，它主要是位领导者决策服务。行政信息比其他部门（如新闻部门等）提供的信息层次更高，涉及面更广，灵敏度更高。因此，秘书部门的信息管理还有其自身的特点： 紧迫性 秘书基础与实务 目的性 　　一切工作都是有意识、有目的的行为。政府的行政管理更有其明确的目的，大而言之的规划、计划，小而言之的一个阶段的中心工作，都有其明确的目的性。 　　目的性既要求秘书部门有宏观思维，高瞻远瞩，预测事物发展的总趋势，掌握众多的“预测性”信息；又要求秘书部门有微观思维，为制定具体的决策或执行一个具体的决策收集加工并提供有针对性的信息。 秘书基础与实务 综合性 　　行政机关要组织管理各个方面的公共事务，包括政治、经济、科技、文化、教育和社会生活等方面。 　　从整体上看，行政管理具有全局性。这种特性要求秘书部门掌握信息的系统性和完整性，并对信息进行综合处理，做到有条不紊，分清轻重缓急。 　　就某一层次、某一具体机关来说，又有它掌管不同职能的相对独立性。这就要求相应的秘书部门根据机关的领导部署，针对特定的问题及时调查研究，发现问题，提出意见，供领导者妥善处理。 秘书基础与实务 灵敏性 　　灵敏性是相对稳定性而言的。稳定性要求秘书部门贮存基本的信息。如一个单位的人、财、物的基本数据，统计概率。这是常规决策的基础。 　　但行政管理过程随时处于动态之中。国际、国内的情况瞬即万变，一项决策的实施过程处于变态，尤其是社会公众的心理情绪，都可能随着管理过程的发展而变化。这就要求秘书部门察微知著，从大量零散的信息中发现倾向性的信息，及时提供给领导者，使领导者采取正确的对策。 秘书基础与实务 紧迫性 　　秘书部门在“热线”上工作，类似于“门市部”那样，往往需要及时果断地处理问题，缘由领导者决策对信息的时效要求很高，对突发性信息的处理紧迫性更强，一旦不能及时发出指令，必将延误时机造成更大的损失。 秘书基础与实务 　　秘书部门的信息沟通有哪些内容呢？大致可概括为以下几个方面： 上级信息 内部信息 社会信息 国际信息 历史信息 秘书基础与实务 历史信息 　　继承革新是人类社会发展的普遍规律。历史信息，往往具有借鉴作用。在机关里，主要是管理好档案资料。 　　机关档案、资料工作是机关秘书工作有机组成部分。机关档案、资料是潜在的巨大信息源。但在过去，主要缘由思想观念及体制原因，档案资料未能被充分利用。近几年来，开放历史档案的实践证明，这项工作能取得显著的效益。今后要更好地做好收集、整理、鉴定、保管、编制检索工具等方面的工作，主动地开放档案、资料室，积极提供利用。 秘书基础与实务 上级信息 人大、国务院的有关法律、法规、指示和通知 党和国家领导人的重要报告、讲话 上级业务主管部门的指导性文件 　　上级信息载体有党内文件、人大公报、国务院公报、最高人民法院以及上级下发的通报、简报和内部刊物等。 党中央的路线、方针、政策 　　这是一类重要的信息，因