秘书理论与实务第03讲--秘书机构.pptVIP

第 三 讲 秘 书 部 门 本 讲 重 点 一、秘书部门的功能； 二、秘书部门的职能。 功能——一个组织机构所具有的能力和作用的总和。取决于其结构和内在素质。 职能——根据工作需要赋予某一机构的职责权限。 3-1秘书部门的设置 3-1-1 狭义的秘书部门 亦即典型的秘书部门。指各级党政领导机关及企事业领导机构本部所设的办公厅（室）、秘书处、科、股等。 高级领导机关；中级领导机关；县级领导机关；基层。 3-1-2广义的秘书部门 范围——名称虽不叫办公厅（室）或秘书处科，在组织系统上也不一定直接隶属办公厅（室）管辖，但从事秘书性质工作的部门。 常见的此类部门列举 ——研究室 ——机关事务局（行政处） ——接待（交际）办（处） ——细分工后的信访局、保密局、档案局等 3-2 秘书部门的功能 3-2-1 基本功能 （三层次 ）（下） 归纳—— 秘书部门的基本功能是：通过近身、直接辅助领导，为领导服务。 请记住八个字—— 3-2-2 基本功能的具体体现——秘书部门的参谋、助手作用 事务助手作用——主要是“三办” 智谋助手作用——多方面的体现 3-2-3 办公厅（室）当好 参谋助手的4项必备条件 A.政治思想； B.信息、调研网络； C.机制与作风； D.领导班子与队伍。 3-3秘书部门的基本职能（一） 规范性·明确性·稳定性 3-3-1 后勤保障职能（属“掌管事务”，俗称“行政总务”） 3-3秘书部门的基本职能（二） 3-3-2 办理文书的职能 “四大块”—— A.起草、撰写公文 （可多达百余种） B.文书处理 （收发文电） C.档案工作 (文书整理归档) D.信息工作 (其中的文字工作) 3-3秘书部门的基本职能（三） 3-3-3 信息管理的职能 1985年中央召开的新时期首届“全国秘书长座谈会”第一次明确了办公厅室、秘书部门的信息管理职能。 会议强调，办公厅室要对领导发挥“提供信息作用”；“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”；“在现代社会中，信息是效率、是质量、是生命”。 3-3秘书部门的基本职能（三） 3-3-3 信息管理的职能（续1） a.“信息”的概念 古代：音讯。“正数欲来，信息甚大”（《三国志》） “梦断美人沉信息，目穿长路倚楼台”（李中《暮春怀故人》） 现代：指通信系统传输和处理的对象；后引伸到泛指消息、信号、情报、资讯。 广义信息概念：人们同外部世界进行交换的消息和信号。 3-3秘书部门的基本职能（三） 3-3-3 信息管理的职能（续2） b.信息的基本特征 ——无限性（时、空）； ——客观性（客观事物及其属性）； ——与感知主体的关联性（与教材提法不同）； ——时效性； ——可开发性 （教材未讲）。 3-3秘书部门的基本职能（三） 3-3-3 信息管理的职能（续3） c.秘书信息——秘书在为领导服务中所应当掌握的信息。（此概念远小于广义信息的范围） 秘书信息工作是一项智谋性助手工作。 3-3秘书部门的基本职能（四） 3-3-4 督促检查的职能 关于督促检查工作（简称督查工作），李欣同志1994年秋在江苏盐城讲了一番语重心长的话。 督查本属领导行为。赋予秘书部门督查职能，目的在于辅助领导抓好落实，把领导决策和各项工作部署、重要安排真正落到实处。 新时期、新世纪强化督查工作有着特别重要的意义。 3-3秘书部门的基本职能（五） 3-3-5 综合协调的职能 1985年“全国秘书长座谈会”《纪要》明确，办公厅工作对领导机关和领导同志应起4种作用—— A.参谋作用 B.助手作用 C.提供信息 作用 D.协调作用 3-3秘书部门的基本职能（五） 3-3-5 综合协调的职能 A.协调的概念及其意义 a.协调——现代社会生活的一种普遍现象。我们讲的协调，是指通过协商与调解，化解矛盾，协同动作，以利实现共同目标的活动。 b.协调是领导基本职能之一。 c.秘书的协调，就是秘书在其职责范围内，或在领导授权下，协助领导进行的协调。 3-3秘书部门的基本职