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秘书实务培训 主讲：黄颖 主要内容 一、商务秘书定义与工作 二、秘书角色与素质要求 三、日常事务工作 四、接待工作 五、会议工作 六、文书写作与文书办理 七、演讲、礼仪及其他 第一部分：商务秘书定义与工作 商务秘书——指在各种从事活动组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种事务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。 狭义地说，商务秘书是指在企业里帮助上司处理各种商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业函电，同时还参与商务考察、辅助上司商务决策、参与和服务于商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员。 参谋智囊型商务秘书的主要素质要求是（） A决策意识强 B善于积累资料 C组织能力好 D善于内外协调 E应变能力突出 秘书工作的指导方针：四个转变 中共中央办公厅1985年召开全国秘书长、办公厅主任座谈会提出“四个转变” 要从偏重于简单办文、办事，转变为既办文、办事又出谋献策。 要从简单地收发信息，转变为既收发传递又综合处理信息。 从单凭老经验办事，转变为实行科学化管理 要从被动服务转变为主动服务。 秘书工作原则 准确 保密 迅速 求实 秘书工作 商务秘书的工作特点：（）多选 A辅助性B中介性C综合性D机要性 最能反映秘书工作本质特点的是（） A政策性B依附性C综合性D机密性 单选 办公室整体运转机制中不可缺少的重要组成部分是（） A事务管理B会议管理C文书管理D档案管理 商务秘书的特点 商务性 政策性 辅助性 综合性 机要性 事务性 第二部分 秘书素质要求与角色定位 第二部分 秘书素质要求与角色定位 秘书的职业道德 主要有: (1)谦虚谨慎,文明礼貌 (2)办事公道,热情服务 (3)实事求是,讲究时效 (4)兢兢业业,甘当无名英雄 (5)忠于职守,自觉履行各项技能 (6)钻研业务,掌握秘书工作各项技能 (7)奉公守法,不假借上司名义以权谋私 团结合作、遵纪守法、谨行尚实 秘书的素质 （一）秘书的政治素养 （二）秘书的业务知识(知识素养) １、基础知识 ２、专业知识３、相关知识 （三）扎实的业务（专业能力）素质 1、表达能力（语言文字运用能力）2、领悟能力 3、办事能力 4、沟通能力(社交能力，协调能力，谈判能力等) 5、信息处理能力 6、操作能力 （四）秘书的心理素质 商务秘书的口头表达能力包含听知和表达两部分。 正确否？ 秘书人员的专业特长，也是一项基本能力，这是指（） A说话能力B写作能力C办事能力D管理能力 秘书要有坚强的意志是对秘书人员（）素质的要求 A政治B知识C能力D心理 待人接物应该热情开朗、温存有礼、（） A温文尔雅B和蔼可亲C严肃认真D不卑不亢 沟通是一种信息交换过程。使人们为了确定的目标，用一定的符号，把信息、思想和情感在人与人之间进行传递的过程，主要沟通形式有横向沟通和纵向沟通。 横向——部门与部门，员工与员工 纵向——上下级关系之间 秘书与被协调者沟通思想、增进感情，是属于（）沟通协调方式 A传达命令式B协商式C说服式D建议式 案例 2001年7月中旬，某公司副总经理在青岛疗养时，用移动电话与本单位办公室主任姚洪刚通电话，问及公司情况。姚洪刚主任在通话中汇报了企业的情况，同时还谈到中央一位领导同志在云南考察某企业时的讲话要点(机密级)中的部分内容。 问题讨论： 请问姚洪刚主任的做法是否妥当？为什么？ 秘书工作的主要内容 1、会议管理（会前、会中、会后） 2、事务管理（接待、办公环境管理、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、信息管理、商务活动实施） 3、文书拟写与处理（文书拟写、收发文处理、文档管理） 第三部分：日常事务工作 办公室环境的维护和管理 办公程序管理与时间管理 办公用品的管理和发放 电话工作 接待工作 邮件信函的处理 值班工作 办公室管理 办公室的布局种类 （三级要求） (一)开放式办公室 ——开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合 特点是不设个人专用办公室, 凭承担的任务来确定位置.按工作流程和信息流程来安排工作位置. 全开放式是指整个空间一览无余,而半开放式也有叫半封闭式,则有隔板区分不同部门. (二)封闭式办公室——是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。 特点是其设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如人员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。 办公室布置的原则 办公室布置的三大原则（四级） （1）有利于沟通 （2）便于监督 （3）协调、舒适 办公室环境的基本构成 1、空间环境 2、视觉环境 3、听觉环境 4、空气环境 5