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秘书学概论讲座 陆瑜芳 秘书的类别 秘书的层次 政府机关秘书有行政级别 省厅级（高级秘书） 处科级（中级秘书） 科员级以下（初级秘书） 劳动和社会保障部根据知识、能力对企业秘书进行职业鉴定 初级、中级、高级秘书 社会需要和承认的秘书层次 根据职责大小对秘书分层 初级秘书 文员、前台接待、电话接线生、部门事务助理 职责单一、技术含量低、薪金较低、25岁左右 中级秘书 办公室主任、部门经理秘书、经理助理、中小企业经理秘书 权力和职责稍大、外语、计算机能力要求更高、很好的协调能力、不轻易跳槽、关心发展机会、35岁 高级秘书 秘书长、跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书 处于高级领导层、曾做管理工作、强调领导协调管理能力、35—45岁 外国秘书的层次 英国 行政级 执行级 文书级 助理文书级 秘书的职业特点 服务的直接性 秘书服务的几种情况（群体对群体、一对一、几对一） 服务直接性体现在三个方面 秘书工作内容与领导工作一致 ； 领导亲自指派、直接安排秘书工作，秘书直接向领导请示、汇报； 秘书做工作直接对领导负责，其结果、成败与领导直接有关。 服务的稳定性 秘书与其服务对象有相对的固定性 知识化 年轻化 女性化 初级秘书90%以上是女性 我国秘书工作内容 初中级秘书 文书撰写 文书制作 文书处理 档案管理 会议组织 日常事务 接待工作 办公室管理 信息资料工作 临时交办事项 中高级秘书 调查研究 协调工作 督查工作 信访工作 日程安排 秘书的职业特征 秘书工作的基本规律 秘书工作和领导工作作为服务和被服务而相互依存的一对矛盾，秘书工作以不断改变自身条件来最大限度地适应领导工作不断变化发展的需求，在不断追靠中缩短差距，发展前进。 秘书工作机构的设置 秘书工作机构的名称 广义：机关、单位或首长名称 + 办公室（厅） 狭义：“秘书”命名的局、处、科、室 社会团体的秘书工作机构 命名为“秘书处”，采用综理制 临时性的秘书工作机构 “秘书处”，采用综理制或分理制 以所属机关和专业性质同时命名的办公室 不属秘书工作机构，是直属部门 秘书工作机构的地位 秘书工作机关： 组织严密、人员设施齐全、相对独立的工作机构； 秘书工作部门： 在领导的直接指挥下工作、从属性明显； 秘书岗位： 不设独立“办公室”的小型单位，主管的工作助手。 邓小平秘书工作思想 邓小平对秘书和秘书工作的几点要求： ——忠诚服务； ——文件要短； ——会议要简； ——办事要快； ——加强文书管理； ——体制需要改革。 实事求是的原则 调查研究要唯实 调查研究是秘书的基本功。无论发挥参谋助手作用，还是进行事务性工作，都离不开调查研究。 信息工作要求实 切忌报喜不报忧 秘书写作要真实 切忌夸张渲染 同领导保持一致的原则 对全国党政机关秘书部门的三条要求： A.坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心服务； B.坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则； C.坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。 同领导保持一致，又是对秘书工作的职业性要求。（注意防止进入一些误区，如领导与秘书共同腐败） 追求效率的原则 A.秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分 B.效率涉及多方因素，有多种表现形式 秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证； 秘书人员素质的提高，是提高效率的根本保证。 C.效率原则要求是：主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务： 应悉心体察领导意图，同步协调、主动配合，避免被动、拖沓和无准备劳动； 应从思想上树立主动和超前服务的观念，对于份内工作，不可待领导布置而动、待领导催促而办、待领导追询而反馈。 秘书工作机构的职能 助手职能 参谋职能 枢纽职能 协调职能 保密职能 公关职能 助手职能案例：怎样改变这种涣散局面？ 某市市长就职之初就遇到市政府的老大难问题，政府机关规定中午12点吃饭，下午1点上班。但很多人11：30去食堂打饭，在市政府已成习惯，食堂也习惯了。为改变这个涣散的局面，市长责成秘书部门制定可行的纪律和措施。在市政府的办公会议上，市长用15分钟讲了这个问题并宣布了有关纪律。结果，从第二天开始，长期得不到解决的问题解决了。 秘书部门想出了什么方法？ 案 例 分 析 方法： 食堂不得早于12