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秘书（四级）·会议管理 会 议 管 理 第一章 会议概述 一、前言 会海：党政不分、机构重叠 100人开会，200人照相，300人就餐， 400人旅游，500人领会议纪念品 秘书职能：办文、办事、办会 二、会议的概念 1．会议：动态性合成词 会：聚会、见面、集会 议：讨论、商议 2．定义：是指在遵守一定国家的法律和遵循一 定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个 人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议） 问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思 想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决 定）等有目的有组织有领导的活动。 会议6个特征： ·会议的召开必须合法（或合乎一定的会议规则）； ·会议必须有一定的议题； ·会议必须有一个最低人数临界点； ·与会人员有平等发表意见的机会； ·会议的目的（有多种目的）； ·要有组织有领导地举行会议。 10个基本构成要素 ⑴会议的任务，具体体现为会议的内容议题 ⑵会议的名称 ⑶会议的领导、主持者与筹办者 ⑷会议的参加对象、代表与列席人员 ⑸会议时间与日程安排 ⑹会议地点，包括大型会议的主、分会场 ⑺会议的物资设施 ⑻会议的信息（文件、资料、发言） ⑼会议的形式与程序、议事规则 ⑽其他，与会议同时结合进行的事务，如展览、 交易、参观、表彰、选举等。 必不可少的六要素 1．与会者 ：参加会议的正式成员，包括 主持人、秘书 ，服务人员除外。 应具有：必要性、重要性、合法性 2．主持人：会议过程中的主持者和引导者，也 是会议的组织者和召集者 当然主持人 临时主持人 3．议题：会议所要讨论的题目，所要研究 的课题，或是所要解决的问题 四性：必要性、重要性，明确性、可行性 议题产生 ：领导根据需要指定 秘书提出、领导审定 4．名称 概括并能显示会议的内容、性 质。等同于“会标”，须规范 5．时间 ⑴ 会议召开的时间 ⑵ 整个会议所需要的时间、天数 ⑶ 每次会议的时间限度 会议召开时间的因素： ⑴需要 ⑵可能 ⑶适宜 ⑷领导人时间 6．地点 会址 ，会议召开的具体场所 三、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 2．显示一个组织或一个部门的存在 3．会议是一种群体沟通的方式 四、会议的目的 ◆开展有效的沟通 ◆传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位 五、会议的种类 第二章 会前准备 第一节 会议筹备工作机构职责规范 一、会务工作机构的设置 ㈠ 常设会务工作机构 ㈡ 临时会务工作机构 ㈢ 三级会务工作机构 ㈣ 二级会务工作机构 ㈤ 一级会务工作机构 二、会务人员的职务名称 秘书处：秘书长和副秘书长 会务办：主任和副主任 各 组：组长、成员 三、会务工作机构的分工 党代表大会： 领导机构：大会主席团 策划机构：秘书处 工作机构：分组及职责 1．秘书组 ⑴ 负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、 印刷、发送等工作 ⑵联络各代表团，了解掌握各代表团的讨论情况，进行汇 总综合，并及时向秘书长、大会主席团报告 ⑶ 编发大会简报、快报 2．组织组 ⑴ 承办代表资格审查方面的事宜，包括提出代表资格审 查意见，起草代表资格审查报告等；负责编制代表名册 ⑵ 承办选举方面的事宜，包括起草选举办法、选举大会 主持词，编制选举程序、候选人名单、候选人情况介绍等；负 责汇总代表团酝酿、讨论候选人及选举事项的意见 ⑶ 承办大会秘书