秘书学考查内容.pptVIP

文头 1、份号：不少于两位；用阿拉伯数字表示，可以用虚位，如002. 2、秘密等级：秘密、机密、绝密 保密期限：过了保密期自动解密。 紧急程度：急件、特急 3、发文机关标识（只有下行文文头带“文件”字样） 发文字号：机关代字（如豫政）、年份、年度文件的流水号 行文 1、标题；2、主送机关；3、正文；4、署名、日期（用大写）、印章 文尾 1、主题词。能表示公文主旨的规范化名词或名词性词组，一般是3—5个，最后一个词标明文种（如“通知”） 2、抄送机关； 3、印发机关、印发日期； 4、印发份数（用阿拉伯数字） （要求理解即可） **消息的结构 1、倒金字塔式 即把最重要最精彩的事实写在最前头，而以最不重要的事实结尾。这 是消息最基本、最主要的结构形式。 优点：便于读者阅读；便于编辑删改。 难点：要求记者准确地掂量新闻材料各部分的分量，排列出主次。 2、时间顺序式 这是倒金字塔式结构产生前运用最广泛的消息结构形式。 优点：线索清楚，并符合人们“由始到终”的认识习惯。 3、并列式 这类消息包含的几个新闻事实几乎同等重要，在这种情况下，记者常 常把这几个事实一个一个地写清楚，并列起来，形成一篇稿件。 难点：要分门别类，有一定的顺序。 4、混合式 它指消息结构形态的内在混杂性，如倒金字塔和金字塔式相结合等。 （要求了解消息标题中正题、肩题、副题的位置，以及内容） **消息的标题 标题是消息的“眼睛”，是对消息内涵的高度概括和浓缩。 多行标题：三行及三行以上的标题，包括肩题、正题、副题。 × × × × × × × × × × ×（肩题） × × × × × × × ×（正题） × × × × × × × ×（副题） 字号最大的为“正题”，概括消息中最主要的内容和思想； 正题上面或前面为“肩题”，用以交代背景、揭示意义、烘托气氛等； 正题下面或后面为“副题”，常用以补充交代事实或问题。 双行标题：由肩题和正题或正题和副题搭配而成。 面对日益飙升的房价，该何去何从？ 有一种态度叫持币观望 奥巴马“瘦得像竹竿”？ 英国媒体称其因废寝忘食地工作和体育锻炼导致消瘦 单行标题。 （用自己的话叙述最高段位，即第九段秘书安排会议从前到后的步骤） 总经理要秘书安排会议?????总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？ 什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书 的不同做法。???????一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相 关会议用品，并参加会议。????二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每 个人被及时通知到。??????三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与 会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经 理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议 留下时间。??????四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到 的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点 到几点有会议。?????? 五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备， 还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个 议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一 些决定了的事，或者记不清的事争吵）。 六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也 提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下， 做一个录音备份）。?????? 七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请 求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关 责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份， 并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。?????? 九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一 个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的 会议服务体系！????? * * 000001（要求能说出每部分的名称，看下一页）