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第四章 现代会议文书服务 定向目标 了解会议名称与会议议题 学会撰写会议筹备方案 理解会议议程的安排 熟练掌握会议记录及会议通知的写法 第一节 会议筹备方案 一、什么是会议筹备方案 会议筹备方案是开会前对会议准备T作的总体筹划，是会议策划方案的具体化。 二、会议筹备方案的作用 (l)可以确保会议的周密组织。 (2)可以确保会议的服务质量。 (3)可以确保会议沟通良好。 (4)可以确保领导意图得以贯彻落实。 三、会议筹备方案的结构与写法 （一）标题 （二）正文 1．会议名称 2．会议的主题和议题 3．会议议程 4．会议的时间和地点 5．会议所需的设备和工具 6．会议文件 7．与会者的组成 8．会议的经费预算 9．会议住宿和餐饮安排 1O.会议的筹备机构 11.附件名称 （三）落款和日期 四、会议筹备方案的形成与使用 1.会议筹备方案是在会议策划方案被采用后形成的。 2.会议筹备方案的制定要经过一定的程序，一般包括组建筹备委员会，划分筹备 机构各小组并选举或指派筹备方案负责人，与领导沟通确定筹备方案的各项内容。 3.会议筹备方案拟出后要经上级审核批准，然后才可部署实施。 提醒您： 1．会议筹备方案侧重于会议准备工作的组织与实施，内容不涉及会议宣传、营销等内容。 2．会议时间、地点、议程和经费等内容要写得详细具体。 第二节 会议名称与会议议题 一、会议名称 会议名称是对会议基本信息如主办者、与会者、时间或会议类型的概括，是构成会 议的六大要素之一。 （一）会议名称的确定 会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式、种类等特征的方法。 （二）会议名称的结构与写法 (l)主办单位名称 (2)会议基本倍息 (3)会议种类 二、会议议题 会议召开时，与会者在一起共同商讨的问题就是会议议题。会议议题是对会议主题的分解，是实现会议目的的途径和方法。会议议题是构成会议的基本要素，没有议题的会议是难以想象的。 （一）会议议题的确定 (l)领导同志批示交办的或指定有关部门汇报的问题； (2)下级机关提请讨论的问题； (3)上级领导下达指示，需要各部门集体学习讨论、研究贯彻执行的问题。 会议议题确定后要请领导审核批准。 (二)会议议题的结构与写法 (l)年会举办的时间。 (2)年会举办的地点（场所）。 (3)年会形式及节目来源。 (4)礼品发放方式。 （三）会议议题的拟写要求 (l)拟写会议议题要表述准确，语句简洁明了。 (2)会议议题要准确具体地体现会议目标，为会议目标服务。每一次会议都有具体的目标，盲目的会议会造成人力、物力和财力的浪费。会议的目标有主次轻重之分，会议的议题必须体现中心目标或主要目标，不能准确反映会议目标或者与会议目标无关的议题会造成沟通困难，从而影响会议的质量。 三、会议名称与会议议题的形成和使用 (l)会议名称与会议议题都形成于会议筹备阶段，是集体讨论的结果，且需领导审核批准。 (2)二者均为会议筹备方案的主要内容，大型会议的会议通知也要写明会议名称和会议议题。 (3)会议议题主要用来体现会议内容，主持人在会议升始时通常要进行介绍，以使与会者心中有数，做好准备。 第三节 会议议程与会议日程 一、会议议程 （一）会议议程的确定 会议议程是会议筹备方案的组成部分，在制定会议筹备方案时确定。其主要包括：根据参加会议的主要领导确定会议主持人，根据会议主题确定会议议题及讨论顺序、方式或发言人及发言顺摩，根据会议主题确定领导人讲话内容及时间安排。 (二)会议议程的结构与写法 1．标题 2．题注 3．正文 (l)主持人宣布会议开始。 (2)讨论议题一：××××××。 (3)讨论议题二：××××××××。 (4)领导作会议总结。 (5)宣布会议结束。 （三）会议议程的形成与使用 (l)会议议程的内容通常是在会议筹备方案形成过程中讨论确定的，制作成会议文件后与会议通知一起在会前发至与会者手中。 (2)会议议程是与会者及早了解会议内容、做好参会准备的依据，通常在会前就需及时拿到，开会时要随身携带。 (3)主持人在开场时通常要宣读会议议程，如果有更改需要做出说明。 （四）会议议程的写作要求 (1)会议议程根据会议情况可详可略。简单的会议议程只是会议内容先后次序的安排，没有具体时间。 (2)会期一天以上的会议