秘书三级操作技能-吴瑞林老师.pptVIP

秘书三级操作技能考试辅导 吴瑞林 注 意 事 项 1.考试时间：120分钟。 2.请首先按要求在试卷的标封处填写您的 姓名、准考证号和所在单位的名称。 3.请仔细阅读各种题目的回答要求，在规定的位置填写您的答案。 4.不要在试卷上乱写乱画，不要在标封区填写无关的内容。 一、案例分析 请看案例分析素材，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍， 第一段应至少找出10处正误点,第二段应至少找出15处）。 案例分析常见问题 会议组织、管理 （一）例会准备 1.会议时间（上午：8:00-11:00，下午2:00-4:00） 2.收集议题(秘书在会议前将各位有关人员的议题收集并筛选，确保会议的质量和效率。筛选后的议题按重要程度予以排序，然后交会议主持人签字认可。议题一般1-2个主要和1-2个小议题为宜。) 3.会议室的准备（小型，设备齐全；室内清洁、调温设备、茶具、饮水机等；座位安排。） 4.通知与会人员 5.准备会议需要的文件材料 A主持人座位 B与会者座位 C会议桌 D盆栽植物 E投影幕布 F照片或图画 G展示橱柜 H饮水机 I窗户 J门 K挂钟 （二）例会中工作 1.提前到达（开窗通风、调好室内温度、打开饮水机、摆放好茶杯和茶叶。） 2.做好会议记录（秘书承担，关于会议记录的方式在录像中不好考查。） （三）会后工作 1.撰写会议纪要 2.检查、督促会议决定的贯彻情况 3.清理会议室，为下次会议做准备 办公室日常事务 （一）办公室的环境管理 1.绿化（会客室、上司办公室） 2. 空气（新鲜的、气味的调整） 3.光线（自然光、灯光） 4.声音（安静） 5.办公室的安全 （二）办公责任区的管理 对上司办公区的管理（提前到达，开窗换气、植物浇水和修理、桌面文件整理和用品检查、饮料准备、清洁卫生） 公共责任区的管理。 1.卫生 2.设备管理维修 个人办公责任区管理（以桌椅为范围的平台、计算机、档案柜、文件夹、电话、地面、墙壁等一切物品和设备。） 1.清洁地面、平台、计算机、电话。 2.整理文件夹 3.桌面上只摆放目前进行的工作资料 4.离开座位时覆盖文件 5.下班后桌面上只摆放电脑、电话，文件资料收藏到抽屉或文件柜 接打电话 （一）接听电话 1.“铃响不过三”（特殊情况应主动道歉：“对不起，让你久等了”） 2.先行问候 3.记录 4.及时通报 5.涉及上司的工作进入日志（上司参加会议的时间、地点的变动，需上报审批文件的期限，以便随时提醒上司。） （二）拨打电话 1.拨打前的准备（拨打时间是否合适、拨打复杂电话要有底稿。） 2.铃响七声再放下（电路出现故障，主动再拨打；拨错后主动道歉，并说声再见。） 3.先行问候，并通报单位名称 4.做好拨打记录 总结录像考试情况 根据以上梳理，我们可以对工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断： 1. 办公室内绿色植物（有：对；无：错）2. 办公室内环境（自然，能用窗帘遮住强光，对；否则就错） 3. 将电脑、打印机等用电设备（放置在一起，便于电源接线和管理，对；否则错） 4. 办公桌、椅（堆放文件，错；整洁是：对） 5. 电话铃响（三声内接听，用语规范，对；否则错） 6. 记录（一边接电话一边记录重要信息，对；否则错） 7. 对上级布置工作落实（能马上落实：对；否则错 ）  8.? 会议准备（能迅速确定会议议程、时间、地点及人员，并准时通知： 对；否则错） 9.进入会场时间和设备检查（ 提前进入会场检查并调试设备，对；否则错；如准备多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错； ） 10.会议开始时宣布议题，并做好引导（能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；否则错） 11. 会中出现情况的应对（能在与会者之间出现矛盾冲突 时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对；否则 错） 12 .会议记录（能在会议中安排秘书做好会议记录，对；否则错）  13.会后总结（能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对； 否则错） 14 .会议落实（能否与领导和员工沟通，使员工为共同目标而合作，对；否则错。以面谈的形式与上级进行沟通，尊重对方，有理有节，对；否则错 。）（这个问题可分解为两个答案）15. 对于一些大型会议处理（ 在前能对会场进行现场检查，对；否则错） 16.处理突发事件（对会议中的突发事件有应对能力，对；否则错） 17.着装（符合职业要求为对，否则错） 18.阳光直射电脑屏幕。 操作题 写作题： 情况通报、计划、请示、请柬、通报、会议筹备方案、意向书、备忘录、函。 回答问题： 新闻发布会准备工作的要点 、列出会前、会中、