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二、秘书机构的规范 （一）秘书机构规范的特点 严格性 完整性 细致性 严格性 完整性 细致性 （二）秘书机构规范的作用 规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为准则，具有导向作用； 规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及其人员工作是否合法、高效，为评判和鉴定秘书工作提供了客观标准，具有评价作用； 规范的形成将秘书工作纳入规范化管理轨道，由主观随意的“人治”转为依章办事的“法制”，具有提高秘书工作效率的作用。 （三）秘书机构规范的类别 基本规范 基本规范是指来自宪法和国家基本法律、行政法规，适用于秘书工作与管理的规范。 职业规范 职业规范是各组织和秘书机构就秘书工作制定的一系列工作准则和规定。 三、秘书机构的管理内容 （一） 制度与程序管理 （二） 环境管理 （三）人员管理 （一） 制度与程序管理 1.制度管理 制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。 制定管理制度遵循的原则： 可行，要能切合秘书工作实际； 具体，要便于操作和检查； 稳定，以形成长效的管理机制。 稳定 具体 可行 制度 2.程序管理 自然性程序：即按工作的自然程序处理事务。一般工作的自然性程序表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。 指令性程序: 是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。 法定性程序: 即根据法律、法规所规定的程序办理事务。公文写作、文书处理、信访工作、保密工作、印信管理等秘书工作，都要严格按照相关的法定程序处理。 技术性程序: 有些依赖于技术支持的秘书实务，有一套技术操作的程序，必须遵循，如电话、传真、电脑的操作，电视电话会议的组织。 经验性程序: 是指在长期的秘书工作实践中积累和创造的大量经验形成的符合本单位实际的工作程序。 （二）环境管理 环境是指对组织机构及其成员能产生直接或间接影响的客观世界的一切事物。从组织管理学角度看，组织与环境相互依存、相互作用。环境可以促进组织的发展，也可以阻碍组织的发展，而组织又可以改造和创造环境。 秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、行为倾向等产生影响的客观世界。 秘书直接环境可以分为： 物质环境管理 精神环境管理 物质环境管理 精神环境管理 （三）人员管理 秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位责任制、绩效考核与团队构建。 秘书人员管理的重点内容： 秘书的选拔与任用 秘书的培训 秘书岗位责任制 秘书的选拔与任用 坚持德才兼备的原则。可参照国家公务员录用标准或人力资源部门制定的录用管理型人才的标准，以公开招聘方式选拔秘书。 走职业化道路、择优录用。 秘书的培训 秘书的培训就是对秘书进行有目的、有计划的培养训练，以提高他们的政治素质和业务水平，使其知识结构和能力结构完善，以适应秘书工作科学化管理的需要。 (1) 职前培训 （2）职间培训 岗位责任制的建立 岗位责任制是对秘书的职责、任务、权限、完成任务的标准、履行职责的情况等做出的明确规定。 办公室主任的岗位职责: 协助领导研究政策，参与决策，协调领导之间、各职能部门之间、领导与下属之间的关系 管理本组织秘书机构的工作，拟订工作计划，主持拟定秘书工作的各项制度并组织实施 组织选拔、任用、培训、考核秘书 主持秘书机构的内部工作 下列带有一定文学色彩的语句，包含了不少秘书学知识。请试作分析。 （1）（秘书机构）各为其“主”，各自为“营”。 （2）秘书——决策者的守门人。 （3）秘书是水，领导是容器。 练 习 参考答案 1．要点：秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。 2．要点：秘书应该帮助领导解决那些可能使领导分散时间和精力的琐碎事务，以保证领导将主要时间和精力放在决策上。此外，当领导不在时，秘书还应当在领导授权的范围内做好各项工作，也就是做好“补位”的工作，使