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电子文件归档与管理;电子文件归档与管理;一、电子文件的概述 ;(一)电子文件的含义; 电子文件（ Electronic Records）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持；以数码形式存储在外存储器上；读写、操作、传递需设备。 ;(二)电子文件的分类 ; （4）视频（影像）文件（Video，代码为V)用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （5）音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音频设备获得并经计算机处理的文件。 （6）数据（库）文件（Database，代码为D)采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （7）程序文件，亦称计算机文件(Program,代码为P） （8）多媒体文件（Multimedia,代码为M)用计算机多媒体技术制作的文件。 ; 2.按作用类型分： ——草稿类电子文件，以纸质文件为主，一旦纸质文件发布后，通过打印起草的电子文件还具有查找作用，现在多数不保存； ——辅助类电子文件，为提高办文效率，先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文件具有参考价值。现在是当收到纸质文件后对电子文件随意修改、删除； ——正式电子文件，有的单位实行无纸办公，通过网络只发电子文件，不发纸文件或将电子文件打印到纸张上作辅助类文件。;(三)电子文件的产生;1.办公领域中电子文件的产生;2.生产领域中电子文件的产生;3.电子商务中电子文件的产生;（四）电子文件的特性 ;(五）电子文件的相关概念;电子文件的背景信息和元数据;(五）电子文件的相关概念;(五）电子文件的相关概念;完整性，真实性，有效性的保证;二、办公自动化环境下 电子文件归档管理;（一）电子文件管理的现状;（一）电子文件管理的现状;分析产生问题的原因主要有三个方面： ;（二）电子文件归档与电子档案管理功能需求;手工环境下文书档案归档整理操作方法： ;办公自???化环境下电子文件与电子档案管理功能;办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能;办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能;办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能;办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能;办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能;电子文件管理目标与原则 ;2、电子文件管理原则;三、电子文件行业标准介绍;三、电子文件行业标准介绍;2、《电子文件元数据标准》;三、电子文件行业标准介绍;;3、《电子文件管理细则》 第三部分：基于XML的电子文件封装规范 本标准规定了基于XML的电子文件封装格式和要求。 本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织。本标准主要应用于文本文件和静态图像文件的封装。 封装 encapsulate：将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程。;电子文件封装包;电子文件管理系统;典型的电子文件生命周期;文件在OA中处理过程举例;电子文件归档;电子文件封装包中的内容;电子文件封装包中的内容（续）;四、数码照片归档管理简介 ;;“保管期限-年度” 分类法;光盘内的文件组织;五、琼兰档案管理系统文件管理模块简介;与您一同创造