25、档案管理标准作业规程.docVIP

PAGE PAGE 2 合肥中天物业管理有限公司管理体系文件 管理规定 文件编号： 页版本号：01 页：1/6 经 历 表 文　件 版本号 日期 页码 修改内容 修改理由 批准 审核 编制 25．档案管理标准 作业规程 文件编号： 页版本号：01 页：2/6 1．0 目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2．0 适用范围 适用于物业管理公司各类档案的管理。 3．0 职责 3．1 总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。 3．2 行政部经理监督档案管理的实施工作。 3．3 档案管理员负责档案的日常管理工作。 4．0 程序要点 4．1 档案的编号。 4．1．1 公司、管理处编号： a） 物业管理有限公司编号为：※※※（公司英文缩写）； b） 物业管理处编号为：※※※（管理处英文缩写）。 4．1．2 部门编号： a） 行政部、人事部 编号为：X·Z； b） 财务部 编号为：C·W； C） 公共事务部 编号为：S·W； d） 保洁部 编号为：B·J； e） 园林绿化部 编号为：Y·L； f） 机电维修部 编号为：J·D； g） 经营部 编号为：J·Y h） 品质部 编号为：P·Z。 4．1．3年份编号：引用年份序号——2000、2001、2002… 4．1．4档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字——001、002、003… 4．1．5档案编号举例： a） 物业管理有限公司编号： ※※※※※※※※※※※- 档案序号 类别编号 部门编号 物业管理公司编号 b） 管理处编号： ※※※※※※※※※※※※※※- 档案序号 类别编号 部门编号 管理处编号 物业管理有限公司编号 4．2 档案的分类。 4．2．1区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类。 25．档案管理标准 作业规程 文件编号： 页版本号：01 页：3/6 a） 业主档案，包括： —— 经业主签署后的《业主公约》； —— 经业主签署后的《消防安全责任书》； ——《业主家庭情况登记表》； ——《钥匙领用登记表》； ——《业主证领用登记表》； ——《业主人住验房表X ——《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料； ——《违章处理通知单》及处理结果资料； —— 业主的有关证件复印件； —— 业主产权确认登记（产权证书）； —— 其他应保存的业主资料。 b） 工程档案，包括： —— 物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等）； —— 综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构。水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）； —— 施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。 —— 其他