行政部工作职责及管理办法课件.doc

《行政部工作职责及管理办法》 目的 加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本 原则 办公管理贯彻 “规范、效率、效益”的理念 规范 以制度规范办公管理 效率 有助于提高整体工作效率 效益 减少资源耗费，降低成本 1. 基本行为规范 1 2. 办公环境管理 2 3. 顾客接待管理 2 4. 电话及邮件管理 3 5. 办公用品及设备管理 4 6. 日常事务管理 5 7. 时间管理 6 8. 报刊、书籍管理 6 9. 印章管理 7 10. 钥匙管理 7 11. 用车制度 8 12. 会议管理 8 13. 档案管理 9 1. 基本行为规范 1.1 部门各员工要发扬团体精神 , 加强理解与沟通 , 在工作与生活中相互支持与合作 , 对同事的合 理请求 , 在力所能及的范围里 , 应尽可能提供帮助 ; 1.2 公司内与同事相遇应点头行礼表示致意 1.3 上班时间不得随意闲逛 , 串岗, 聊天, 不得讨论与公司业务无关的其他事情 ; 1.4 不得在办公室大声喧哗 , 两个员工互相讨论时， 可放低声音 ; 三个或三个以上员工讨论问题时 , 须到会议室进行讨论 , 以免影响其他员工的工作 ; 1.5 在日常工作中 , 做到对事不对人 , 而非 对人不对事 1.6 走通道、走廊时要放轻脚步，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、 走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。 1.7 办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。 2. 办公环境管理 2.1 行政部卫生管理的范围为公司办公大厅、会议室、更衣室、花盆、鱼缸及走廊、门窗等处的 卫生。 2.2 行政人员看到大厅地上有污渍应立即指示保洁员处理干净，当保洁员不在时，应亲自处理。 确保公司的卫生、整洁。 2.3 每天的值日生在下班后应将办公大厅的桌面擦拭干净，处理干净烟灰缸和垃圾桶内垃圾；并 最后将抹布洗净挂好，扫把、拖把放置妥当。 2.4 注意安全用电：电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外 电器，不准在办公场所使用电炉。 2.5 下班后要关好公司所有门窗，关闭电源。 2.6 空调管理： 2.6.1 每天早上来公司后应立即打开办公区域空调，下班后离开公司前应检查关闭所有空调。 2.6.2 会议室、更衣室等无人处应将空调关闭。午饭时，可将微波炉处两个空调打开换气， 午饭 用毕也应立即关闭。 2.6.3 中午午休，大部分员工离开公司时，可关闭部分空调，然后打开窗户透气。下午上班后将 窗户关闭。 2.7 注重办公场所的清洁 , 使用过的纸张 , 废物不得随意乱扔 . 每位员工负责清理并保持个人办公 区域的干净整洁 , 井然有序 ; 3. 顾客接待管理 公司来客由前台接待负责。 接待人员应热情大方， 遵守员工文明礼仪规范， 维护公司形象和利益； 并根据来访意图正确及时引导来客与领导会见。 3.1 接待人员必须仪表端庄、整洁。具体要求是： 3.1.1 头发：职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长。 3.1.2 指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。涂指甲油要尽量用淡色。 3.1.3 口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。 3.1.4 化妆：应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水 3.2 接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，无异味。 3.2.1 接待环境包括前台、沙发区、走廊等处。 3.2.2 办公桌上的文件、文具、电话等物品应摆放整齐。不常用的东西和私人用品， 应放置在抽 屉中。 3.2.3 茶叶、杯具要准备齐全。客人走后，应及时清洗茶具和烟灰缸，并重新摆放好。 3.2.4 接待区的报纸应定期更新。 3.3 接待来访者的工作程序： 3.3.1 要时刻注意公司大门， 发现有客人朝门口走来， 应站立面带微笑迎接来访者， 为公司树立 良好的形象。 3.3.2 了解客人的来访缘由， 并及时联系被访人。 如果被访人临时不在或有事， 应立即请其入座， 款待茶水，递送报纸以派遣时间，或者轻松的与之交谈， 使之感到不被冷淡。 如果实在无法接待 客人，应立即向对方说明情况，应主动请对方留言并尽快将留言传达给被访人。。 3.3.3 客人离开时，应礼貌送客。对于重要的客人，应送至电梯处并为客人按电梯按钮。 3.4 接待人员要留一份公司内部电话簿；并按一定规律分类归档访客名片。应记住常来的客人， 看到对方应及时喊出姓氏。 3.5 向客人递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把 笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。 3.6 如遇有客人进入隔断区应礼貌劝阻， 上班时间 （包括午餐时间） 办公室内都应保证有人接待。 4. 电话及邮件管理 [/ b] ＜电话管理＞ 4.1 电话来时，听到铃响，