文件材料的立卷归档流程-安徽医学高等专科学校.DOCVIP

安徽医学高等专科学校 档案材料立卷归档工作规程 为加强学校档案工作的业务建设，使之日趋完善，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等文件精神，特制订《安徽医学高等专科学校档案材料立卷归档工作规程》。 一、基本原则 （一）本校在党群、行政、学生、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属学校档案。 （二）本校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 （三）严格执行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度。各类文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部门各单位的计划、规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即：在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 （四）各立卷单位(部门)要有一位负责人分管本单位（部门）档案工作，并确定相应的兼职档案人员，认真做好本单位（部门）各类档案的收集、整理、归档工作。 （五）坚持平时立卷制度。档案（专兼职）工作人员应熟练掌握本部门文件材料的归档范围，负责本部门文件材料的收集、积累和保管，做到文件材料齐全、完整、准确、系统；并根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案盒（卷）类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。 （六）文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定，一般遵循下列原则： 1.凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究，有长远利用价值的，列为永久保管。 2.凡反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为定期（一般分为30年、10年）保管。 3.凡是上级领导机关所发的文件，按照原文件所定的密级执行；凡属本校形成的文件材料的密级，按照国家、省和我校的有关规定执行。 二、归档范围 （一）确定归档范围的原则 1.归档的各类文件材料必须对社会和学校当前与长远建设和发展具有参考作用、凭证作用和研究价值。 2.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。 （二）归档的主要内容和重点 1.归档主要内容包括党群、行政、学生、教学、科研、基建、产品生产与科技开发、设备、出版、外事、财会管理文件和声像载体。具体范围见《安徽医专档案材料归档范围和保管期限表》。 2.归档的重点以本校形成的、不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 （三）凡属应归档的文件材料，若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。 （四）不归档的文件材料 1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料； 2.上级机关下发供参考的抄件； 3.上级机关征求意见未定稿的文件； 4.重份文件； 5.无查考利用价值的事务性、临时性文件； 6.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； 7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 8.无特殊保存价值的信封，一般性表态、咨询一般性问题、提出一般性意见的人民来信。 9.学校内部互相抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等； 10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料； 11.为参考目的从各方面收集的文件材料； 12.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 三、形成积累 1.学校各系、部、处、室、馆、总支、所、中心、工会、团委和直属部门等均为立卷单位，分工归口立卷。 2.各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《安徽医专档案归档范围及保管期限表》，编制案盒（卷）类目。 3.各立卷归档单位的（专）兼职档案人员，平时应严格按照档案归档制度做好文件材料的收集工作，根据案盒（卷）类目分别归卷。 四、立卷分工 1.上级下达的文、电，综合性的由校长办公室立卷归档，专业性的、具体业务性的和直接发到各部门的，由各承办部门立卷归档。 2.以学校党委名义的发文，由党委工作部立卷归档；以学校行政名义的发文，由学校办公室立卷归档；以部门名义的发文，由各部门立卷归档。 3.学校党委、行政召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会议、办公会议所形成的材料，由校长办公室分别立卷归档。职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。 4.各部门向