高级酒店档案管理的制度规定.doc

酒店档案管理规定 1、行政办主管酒店档案工作，对酒店档案实行统一管理，监督指导，并对档案工作人员进行培训。行政办设立兼职档案管理员1名，各部设兼职档案管理员1名。 2、酒店档案指酒店在经营及公务活动中形成的对酒店有保存价值的各种文字、图片、音像等资料。 3、酒店各部门和全体员工均有保存档案的义务。各部门须指定人员保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，熟悉档案管理知识。 4、各部门应按照酒店档案管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向行政办转交有关资料（见附录一、二、三）。各部门有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，行政办应提供方便并按规定办理借用查阅手续。 5、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为己有或者拒绝归档，管理人员应按规定保管档案。对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，情节严重的将予以开除。 （1）损毁、丢失或者擅自销毁部门应保存的档案； （2）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝向组织和档案工作人员转交； （3）擅自提供、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案； （4）涂改，伪造档案； （5）玩忽职守，造成档案损失。 6、部门管理档案，无特殊情况，必须在一年后统一上交行政办归档。 7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，将由总经理给予奖励。 附录一、酒店文书立卷归档 1、收发文。酒店收发文由酒店归档，部门收发由部门归档。 2、会议资料。酒店及各部门召开的专业会、研讨会单独由行政办立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等。 3、各部门的专题报告、集体和个人的调研资料亦由行政办归档。 4、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档至人事部。 5、上级单位发给酒店的文件由人事部归档。 6、关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档。 7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等，亦应立卷归档至人事部。 9、立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分券。 附录二、酒店各部门归档材料一览表 部门 资 料 名 称 保管时限 备注 客 务 部 散客开房通知单 3年 团队会议开房通知单 3年 （国内客、港澳台、国外客）旅客临时住宿登记表 3年 总台、行李生、总机、大堂副理交接班本 5年 订单（包括免费房订单） 3年 早餐券记录本 3年 总机开关机本 5年 电脑话单打印资料 3年 协议客户报表 5年 杂项凭单 3年 送旅游局月报表 10年 餐 饮 部 宴会客史资料 5年 订餐记录本 3年 柯打单 5年 物料进出仓登记表 5年 菜谱 5年 食品开发审批、审检材料 5年 成本核算资料 5年 保 安 部 监控值班记录本 5年 带班值班记录本 5年 房 务 部 楼层领班报表 3年 维修统计表 3年 楼层服务员工作报表 3年 进退房登记表 3年 客衣登记表 3年 钥匙领用登记表 3年 物品借用登记表 3年 布草洗涤表 3年 维修通知单 3年 客房小酒吧帐单 3年 杂项凭单 3年 物品领用单 3年 布草盘点单 3年 洗涤汇总表 3年 工 程 部 领料登记表 5年 每周水、电、空混气读数表 5年 高压读数表 5年 每天房租修改表 3年 夜间公共场所检查记录表 3年 月份材料商品盘点表 3年 空调运行记录表 3年 重要设备维修记录表 15年 电脑营业资料备份（年度） 15年 电脑管理信息系统资料 （按月备份） 15年 营 销 部 协议书、合同 5年 客史档案 5年 业务员业绩统计报表 5年 人 事 部 文书档案 15年 会议记录、纪要 5年 员工档案（人事档案和员工业绩档案） 15年 人事档案含员工登记表，各类证件，录用手续和离店手续等。员工业绩档案含考评、晋升、奖惩等方面的资料 培训档案 10年 酒店其它材料 5年 工资发放表 15年 财务部 会计档案（另列表） 15年 附录三：会计档案一览表 序号 档 案 名 称 保管期限 备 注 一、会计凭证类 1 原始凭证记帐凭证 15年 2 银行存款余额调节表 3年 二、会计帐簿类 3 日记帐 15年 其中：现金和银行存款日记帐 25年 4 明细帐 15年 5 总帐 15年 6 固定资产卡片 固定资产报废清理后保存15年 7 辅助帐簿 15年 三、会计报表类 8 月、季度会计报表 5年 9 年度会计报表（决算） 永久 四、其他 10 餐饮结帐单 15年 含手工及电脑填制 11 餐饮入厨单 15年 12 餐饮酒水单 15年 13 总台订金单 15年 14 内部及正式收款收据 15年 15 餐饮定额发票（存根联） 15年 16 服务业发票（存根联） 15年 17 会计移交清册 15年 18 会计档案保管清册 25