秘书时间管理解读.pptVIP

1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 時間管理架構 1.兵貴速戰速決 2.多花一點時間 去思考… 1.決勝於廟堂 之上 2.灌能 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 如何提高工作效率 提高工作效率的三方法三法則 三個方法 1. 了解自己每天不同時段體力的分佈狀況來決定要做什麼樣事情 2. 讓自己充滿活力, 最簡單的方法, 就是養成每個禮拜固定運動的好習慣 3. 均衡的生活作息, 培養一個良好的嗜好 三個法則 1. 批次處理法則. 集中時段處理所有性質相同的事情 2. 80/20 法則, 這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做 3. 高效率法則: roger 大塊時間法則 批次處理法則 一段時間處理同一性質的事情, 一次處理多件, 多件累積到一定數量才處理 如果個別處理或出現才處理會把自己的時間切割成很多片斷, 譬如看 Email, 接電話, 或者是不速之客的打斷都是… 一次只專心完成一整塊的任務, 不要心有二用, 避免出錯反而要花更多的時間處理後續的問題 80/20 法則 the Vital Few the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果低相關的 80/20 原理意示圖 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數事物 瑣碎的 多數事物 規劃有效的做法 roger 大塊時間法則: 30/90法則 大塊時間法則是培養工作情緒的法則, 前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度; 後90分鐘做最重要的事情. 儘量讓這120分鐘不受干擾, 你可以告知週遭的人或者主動拒絕干擾 養成習慣一天至少一塊大塊時間, 每天保有基本的績效, 有心情時再做第二塊, 則有高績效 大塊時間三步曲 1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做的, 重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優先順序 2. 前 30 分鐘完成最容易完成的事情, 時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上 3. 後90分鐘完成最重要的事情. 若做得起勁時一直做下去也無所謂 有空的時間再來做其它未完成容易的事 大塊時間示範 列舉今天要做的事 -快速回Email -打電話 -規劃專案 -開會 -批電子文件 -歸還文件 -與同事溝通 … 以難易度排列 易 易 難1 固定時間 易 易 難2 … 前30分先做簡單的事情 後90分再做難的事情 (1) (2) (3) 1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 良好的時間管理來自於計劃 1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝於廟堂 之上 2.灌能 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不 好 好 耗用時間 花時間在計劃上才是最節省時間的作法 耗用時間 計劃是什麼? 妳要往哪裡去? 目標設定 (目的) 妳如何去? 目標如何達成 (手段) 執行是從那裡展開 日常業務 老闆指示 狀況 執行 匯整進度報告回報 妳每天在做的事情 備 忘 錄 時間管理的利器: to-do List 備 忘 錄 緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況 重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富 Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日 Routine Work 1.日常工作 2.定期約會 如何計劃要執行的事項 列出 ToDo-CheckList, 該做的事情由專案的任務項目展開 要設計有 Check Box, 如: □ for ? 要把計劃外的變數(如:突發狀況)也納入考量, 如工作時間乘上1.5倍 每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情 備忘錄 實作 1.製作當天個人約會, 會議及例行事項放入 2.列出您今天要做的事情, 分成一定要做的事,容易的事, 突發的事, 可以先緩一緩的事 3.依照大塊時間法則擺入. 執行完畢後□打勾 4.下班時將今天沒有做完的+明天的要做事情再重寫一張 時間: 20 分 請準備書寫紙兩張 執行能力的強化 良好工作習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時 “執行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷 “執行”的需要與不需要 不需要 退卻 思考, 猶豫 需要 “蝦米都不驚”, 勇往直前 毅力 轉彎 韌性