XXXXX物业公司文件控制程序.docx

XXXXX物业公司 文 件 控 制 程 序 代号： 版本： 2018 A 共 9 页 编制 批准 日期 1 目的 有效控制管理体系文件，确保管理体系涉及的所有场所/人员均使用相应文件的有效版本。 2 适用范围 适用本单位质量/环境/职业健康安全管理体系文件（包括软件、复制件和相关的外来文件等）的控制。 3 职责 3.1 企业管理科负责本单位质量/环境/职业健康安全管理手册、程序文件的管理。 3.2 综合科负责质量/环境/职业健康安全管理体系有关文件和外来文件的归口管理。 3.3 各部门负责控制本部门编制/使用的文件（包括外来文件）。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1内部文件 a) 管理手册； b) 程序文件、制度、规范、规程、办法（长期使用的文件)； c) 时效性文件（如计划、通知、方案等)； d) 记录表样。 4.1.2 外来文件 外来文件为来自本单位外部与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件。 4.1.3 文件的形式 包括纸质、电子媒体等。 4.2 文件的控制方式 4.2.1 受控 体系覆盖部门使用的和报送给上级部门及审核认证机构的与体系有关的文件为受控文件，以发放编号加以标识。 4.2.2 非受控 适用于顾客/相关方有要求时，向顾客/相关方提供的、非隶属单位交流用途的、赠阅的、不受更改和换版控制的文件。 4.2.3 记录的控制 执行《记录控制程序》。 4.3 文件代码 文件代码、版本号及其含义，适用于本单位质量/环境/职业健康安全管理体系文件。 4.3.1 手册代码、版本号及其含义 a) 手册代码 Q YK/MY XXX 手册类型：QES（质量环境职业健康安全合一） Q（质量）、E（环境）、S (职业健康安全) 组织代号：YK/MY（济东物业服务中心） 手册 b) 版本号 XXXX —— X 版本序号：A、B… 年代号： 2014、2015… 4.3.2 程序文件代码、版本号及其含义 a) 文件代码：指程序文件合订本的代号 P YK/MY 组织代号：同手册规定 程序文件 b) 程序文件编号：指单个程序文件的代号 P YK/MY N 程序序号：见程序文件清单中的序号 c) 版本号 XXXX X 版本序号：A、B… 年代号：2014、2015… 4.3.3公文：采用发文文号标识； 4.3.4表格：记录名称和形成时间标识； 4.3.5时效性文件：采用发文文号、文件名称及发文日期标识。 4.4 文件的编制、审核、批准 4.4.1手册、程序文件的编制、审核、批准 a) 质量/环境/职业健康安全管理手册由企业管理科负责组织编制，管理者代表审核，最高管理者批准；质量/环境/职业健康安全管理体系程序由企业管理科负责组织编制，分管领导批准；各部门的管理体系文件自行组织编制，本部门领导审批，必要时由部门领导审核，分管领导批准。 4.4.2文件的签发 a) 以行政公文形式下发的文件由有关部门拟稿，部门负责人审核，如需多个部门共同办理，则由牵头部门拟稿后，有关部门负责人会签，由综合科核稿，分管领导审核，主管领导签发。具体执行XXXXX有限公司《关于规范行政公文拟（发）程序管理的通知》。 b) 会议纪要由会议主持人签发。如涉及其他领导分管的事项，需请有关领导会签或请主管领导签发。 4.4.3记录表样的设计和批准 各部门依据管理手册、程序文件、管理制度的要求，设计必要的记录表样，并规定保存期，经部门负责人审批后按规定的执行日期投入使用。 4.5 文件的分发 4.5.1 手册和程序文件 a) 质量/环境/职业健康安全管理手册和程序文件由企业管理科根据分发范围编号，发至各有关部门，建立文件发放记录。 b) 与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，由综合科编号发放。 4.5.2电子文件 a) 电子文件采用办公信息化管理，实行网上流转、接收，具体执行XXXXX有限公司《关于实施电子公文传输的通知》、《关于实行办公自动化系统的通知》、《关于规范行政公文拟（发）程序管理的通知》。 b) 电子文档文件的管理由经授权的人员专门负责，采用授权、设置口令等方式进行控制，确保现行文件不被任意更改。 4.6 文件的接收 4.6.1 收文部门收到文件后做好收文记录，按主管领导的批示意见传阅、分发，各部门收到文件做好记录后传达、落实文件。 4.7 文件的使用管理 4.7.1 各部门配