公文制作与处理要领【共享】.pptVIP

;壹、前言 貳、公文定義 參、公文要件 肆、公文要求 伍、公文類別 陸、公文結構與作法 柒、公文用語 捌、簽與函稿 玖、公文製作要領 拾、結語 ;壹、前言;◎廣義:公文程式條例第一條「稱公 文者，謂處理公務之文書。」 ◎狹義:刑法第十條「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」;一、公文效力要件，其須具備： （一）實質要件：必須有具體之主張或一定目的，否則易滋對方疑義或置之不理，重視信、達、雅。 （二）形式要件：公文負責人必須有負責之表示， 如其無負責之表示，即為不完備 ，或不發生效力，重視用語、格式、文書管理。 二、公文內涵要件，其須具備： （一）必須是處理公務之文書。 （二）必須有一方是機關。 （三）必須符合一定程式。 （四）必須注重行文系統。 ;行文系統;;公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文 其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等;一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量 基準之行政規則及人事命令時使用。 二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： （一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時。 （二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （四）民眾與機關間之申請或答復時。 ;五、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼在機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如要他機關處理者，得另行檢送。 ;;（四）手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 （五）簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、 建議時使用。 （六）報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等，或機關所屬人員就個人事務 有所陳請時使用。 （七??箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 （八）聘書：聘用人員時使用。 （九）證明書：對人、事、物之證明時使用。 （十）證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 ;（十一）契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 （十二）提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 （十三）紀 錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 （十四）節 略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。 （十五）說 帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。 （十六）定型化表單。 ;函的作法;; 各段規格： （1）每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。 （2）「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 （3）「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書 寫；如分項條列，應另列縮格書寫。 （4）「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。 ;公告作法;（五）公告分段要領 1.「主旨」應扼要敘述，公告之目的與要求，其文 字緊接段名冒號之下書寫。 2.「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規 及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文 日期、字號。有二項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列低格書寫 。 3. 「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數 字，另列低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容 僅 就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告 如另有附件、附表、簡章、簡則等 文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。 ;（六）公告登載時，得用較大字體簡明標示公告目的，不署機關首長職稱、姓名。 （七）一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用 三段式。 （八）公告除登載在機關電子公布欄者外，張貼在機關公布欄時， 必須蓋用機關印信，在公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。 ;其他公文作法;製作公文，應遵守以下全形、半形字形 標準之規定;一、期望及目的用語;二、准駁語：准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。;三、 直接稱謂用語：;四、 間接稱謂用語：;五、引述語：;六、經辦語;;玖.簽之撰擬;（一）款式： 1.先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。 （1）制定、訂定、修正、廢止法令案件。