投诉破产管理署没有及时跟进涉及破产罪行的举报.doc

个案撮要 投诉破产管理署没有及时跟进涉及破产罪行的举报 投诉 投诉人向破产管理署（「破管署」）举报，指一名破产人在破产期内以不诚实手法向他借钱。投诉人指破管署没有及时跟进他举报的事项。 事件经过 二零零零年三月，法院颁令A女士（「破产人」）破产，并于同年五月颁令破管署署长为破产人的财产受托人。 二零零一年七月，法院颁令解除署长为受托人的职务。随之，破管署视破产人的个案为「非活跃」。 二零零二年五、六月期间，破产人多次向投诉人借款合共数万元。其后，他得悉破产人早已被颁令破产。 二零零二年十一月，投诉人致函破管署，举报破产人隐瞒破产身份向他借钱一事。 举报后至二零零三年十二月期间，投诉人曾主动约见破管署负责个案的主任B 二零零三年十二月，B先生退休离职。 去年三月，投诉人致电破管署，查询进展。接替B先生的个案主任C女士表示，档案已转存货仓，需取回档案以了解详情。约一星期后，C? 去年四月，投诉人向本署投诉破管署没有及早跟进他的举报。 破管署提供的数据 破管署有内部指引，要求职员在十天内回答外来信件。如因调查需时，亦应在十天内给予临时回复。另外，亦有规定个案主任于收到举报后进行调查，并把搜集好的资料送交检控组律师审视，以决定是否检控。 破管署要求每名个案主任尽快完成每宗举报的调查工作，并在最少两个阶段转介给上司审视及批核：即建议申请简易程序处理案件，及向法庭申请解除破管署署长作为受托人的职务之际。由于投诉人是在法庭解除署长作为受托人的职务后才举报，因此，个案属「非活跃个案」而无须经上司审视。 该署收到本署转介的投诉后，C女士与破产人在去年五月十二日会面了解情况。其后，该署检控组决定，并无足够证据提出检控。 在相关的档案中，除了载有一份投诉人的身份证影印本（上有投诉人的签署及日期）外，并无任何记录，记载B先生曾进行的调查工作，或给予投诉人任何口头或书面的回复。 本署观察所得及意见 B先生的调查工作 B先生曾与投诉人及破产人作电话交谈，但并无把个案交予检控组律师考虑是否进行检控，亦没有在退休前就此个案注录任何「工作移交纪要」（handover notes）。因此，无从得知B先生是认为个案的调查已完结，或尚待跟进。 B先生未有按破管署既定指引，在十天内给予投诉人临时回复，亦未有按常规记录调查进程，更没有把调查结果正式回复投诉人。此等处事模式明显严重失当，破管署已就此致函投诉人道歉。 经审研相关档案后，本署认为，B先生并无就举报事项进行详细调查，亦无向接手的同事交代所需的跟进工作。此为严重失当和失职，不独对投诉人不公，亦令破管署蒙羞。 破管署的监察工作 对于如何处理和监察举报的个案，破管署的行政程序确有不足之处。这宗个案显示，个案主任可以独自决定终结个案，甚至无须征询检控组律师或上司的意见，便决定不提出检控。即使举报人不满个案主任的决定而要求覆检时，署方亦没有规定个案主任必须通知其上司及／或其它高级职员。 该署虽有处理「投诉」的一般程序(「投诉」或可包括举报人对个案主任的决定提出的不满)，以及规定高级职员须审核调查投诉的结果，但举报人未必知悉有关的「投诉程序」。若他只是表达对调查结果的不满，而并非说明是「投诉」，则其不满未必会被署方按「投诉程序」覆检。 另外，破管署并无要求离职同事就「非活跃个案」提交「工作移交纪要」，以致C女士对个案毫不知情。 结论 本署认为，破管署处理举报破产罪行的个案，特别是「非活跃个案」，并无一套有效的监察程序，其内部指引亦不清晰，不能确保所有举报都得到适当的跟进和调查。 本署在调查另一宗投诉时，亦发现有这宗个案所显示的弊病。在该宗投诉里，投诉人虽曾作出多次书面查询，但破管署的个案主任一直没有回复，而其上司对此毫不察觉，显见该署并无足够的监察机制。 申诉专员认为，这宗投诉成立。 建议 本署建议破管署署长： (一) 就如何界定「非活跃」个案和「毋须再跟进」个案， 制订相关指引。 (二) 就如何监察有关《破产条例》罪行的举报个案的处理等事宜，制定相关指引。 (三) 应不时提醒个案主任，必须按既定指引跟进破产罪行的举报，以及记录与举报人谈话或会面等关键事项。 破管署的回应 该署表示，就过去六年有77,000宗新个案之工作量而言，目前的监察措施已有效提供高效率的无力偿债服务。该署相信，现存的监察措施已足够，但承诺会： (一) 提醒职员，在接到举报时将有关个案再转为「活跃个案」。 (二) 要求职员向其上司报告所有接到的举报，并将会保留该等报告的记录。「毋须再跟进」的决定须得到上司批准。 (三) 每三个月发「催办通知」给个案主任。 结语 本署同意该署有为个案主任提供指引，但没有监察个案主任处理个案进度的安排。因此，进一步设立监察措施是必须的，而原先的结论及建议应维持不变。 申诉专员公署 二零零五年一月