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企业管理提升中档案管理提升之浅见 【摘要】随着时代进步和社会的飞速发展，档案管 理已经成为企业管理的重要构成部分，如何提升档案管理工 作，在一定程度上将推动并维护着企业的发展。本文通过对 当前企业管理提升中档案管理提升的阐述，旨在更好地提高 档案管理的质量和效率。 【关键词】档案提升；信息化；人才建设 只有时代的企业，没有永远成功的企业。企业一个阶段、 一个时期的成功可能是踏准了时代的节拍，但外部变化非常 快，企业不一定总能踏准节拍。管理提升就是要成为时代的 企业，踏准时代的节拍，这就是要求我们在提升过程中不断 创新和战胜自我，在市场中以变制变，变中求胜。在整个管 理提升活动中，通过自我评判，自我审视，档案管理至少应 该在以下几个方面进行提升。即：提升档案理念；提升档案 利用能力；提升档案管理管理水平；提升档案信息化管理； 提升档案工作人员的素质。 1、档案理念提升，是公司持续发展的前瞻 企业档案是企业在各种活动中形成的记录，随着社会的 进步，企业档案不能停留在传统的管理上。在传统的建筑施 工企业工程档案中，收集归档的主要是施工准备阶段、施工 过程阶段和施工竣工阶段的资料。但是随着企业主营项目的 扩大，项目内容涉及多方面，尤其是目前涉及到很多BT、BOT、 EPC项目，BT项目的档案资料要从项目的可行性研究、立项、 招投标等着手开始收集，对施工准备、施工过程和竣工验收 进行控制，最后对工程的决算、经营、竣工进行总结。有的 项目还涉及到设计、运营，如果企业档案工作人员还按着传 统的档案管理原则，那么归档的资料一定是不完整的，也是 不齐全的。企业档案工作者应随着企业的发展而发展，随着 企业的进步而进步，转变工作理念，与企业共同进步。 2、档案开发利用的提升，是公司开拓市场的有利支撑 企业档案是企业活动的真实记录，企业在活动中形成的 各类荣誉是记录企业光荣的业绩。企业档案工作者不能让这 种光荣的业绩躺在无声的档案盒里。当前，档案工作者在企 业开拓市场方面充当重要的角色，他们为市场开拓提供各类 真实的、原始的档案资料的同时，积极地开展档案信息资源 的多层次系列开发，与企业文化相结合，宣传企业文化，对 企业形成的各种荣誉以陈列馆的形式进行展示。档案展览可 以充分利用声、光、电等现代技术，使档案文献更加形象化、 生动化，具有观赏性和趣味性，而且档案展览周期短、见效 快、印象深。因此档案工作者不断拓展新理念、探索新思路、 应用新技术、推出新成果，是档案信息资源开发工作的时代 特色。唯有充分开发利用企业档案信息才能为企业市场开拓 提供强有力支撑。同时推动档案利用的继续提升。 3、 档案管理水平提升，为公司风险管理提供可靠的保 障，是企业成本控制、降本增效的有效依据 从实践来看，项目策划应从市场运营开始，一个完善的 项目策划，从合同谈判阶段开始了，因此我们的档案管理工 作也应该从市场招投标开始，档案的资料收集工作从招投标 开始跟踪，工程的资料从招投标一中标一项目策划一项目施 工一项目交竣工一经营决算一项目总结，形成一整套系列完 整的资料。这类资料记载了企业项目活动的历史，有成功的 经验，也或有失败的教训。企业不仅要壮大营销市场，还必 须向管理要效益，企业要引入精益管理理念，做好控本经营, 降本增效的工作。控本经营、降本增效是开展管理提升活动 的重要目的，也是公司实现经营上台阶，完成全年经济指标 的内在要求。因此，档案管理工作做好了，资料收集齐全， 内容完整，这些资料可以供决策者从事公司各项活动的参 考。以往企业自身经营的指标、同期同行业的指标、同一类 型项目的各项指标，蕴藏在档案资料中，这些指标是企业对 标的基础。在激烈竞争的市场经济下，是公司实现管理提升 的依据，是做好项目策划，实现项目盈利的基础和前提。是 公司进行风险控制，成本控制，降本增效的有效依据。 4、 档案信息化管理提升，做到资源共享 传统的档案管理，主要是指对实体档案进行管理，此种 管理具有封闭性强和共享性弱，且不宜长期保存的特点。而 在信息技术时代应运而生的现代化的档案管理开拓了档案 的信息化建设，极大地提高了档案管理的效率和质量，增强 了档案的共享性和开放性。档案信息化是指档案管理模式从 以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这 种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转 变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信 息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息 高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化 建设将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的 电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。目前很 多大型企业都有一套专门的档案信息化管理软件，通过对档 案资料的录入，以及运用计算机进行档案的管理，使各项工 作网络化