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档案管理的规定与规范 06商务英语 陈晓丽 0630403212 一、什么是档案管理？ 档案管理，是指科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务 二、档案管理的规定 1、档案的立卷和归档； 2、有关干部人事管理,工资,职称,编制等方面的文件材料的立卷及工作人员的干部档案和工人档案,由政工科管理‘ 3、有立卷和归档职能的科室应在第二年上半年向办公室移交档案,办公室档案员和科室移交人根据移交目录,清点核对,并履行7天连锁酒店签字手续.财务档案从立卷之起可以在财务部门保管一年,但应指定由专人保管,超过一年必须按时移交. 4、办公室负责档案管理的专兼职人员,应会同业务科室,根据工作需要,编制必要的目录,卡片,索引等工具,编辑档案文件汇集和各种参考资料,积极主动地开展档案的利用工作,为本单位各项工作服务,并注意7天连锁酒店掌握档案的利用效果 5、归档范围 归档的文件材料的范围:凡是反映单位党务工作和业务工作活动,具有查考价值的文件材料均属归档范围. 三、档案的保管期 档案的保管期限由档案的保存价值确定,根据国家档案局的有关规定,档案的保管期限定为永久,长期和短期3种,长期为16-50年左右,短期为15年以下,专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行.垦区社保系统档案的保管期限除会计档案另作规定外,其他档案均列为永久,长期和短期保存. 。 1、永久保存的档案 2、长期和短期保存的档案 四、档案销毁管理 按保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期鉴定和销毁.属于业务或专业档案的由办公室主任和相关的业务科长,鉴定确认;属文书档案的由档案员和办公室主任共同确认.销毁前由档案员登记造册,办公室主任和有关业务科长共同签字,报单位主管领导或分管领导批准后,由两人在指定地监销,并在销毁清册上签字. 五、档案保管制度 1、存放档案必须有专门库房,并设有专柜,架,排架,排柜要科学和便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具. 2、微缩胶片,照片,磁带,光盘,磁盘的保管要符合规定要求.备份的磁盘,光盘等重要业务数据资料要做到异地存放和保管. 3、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐,物相符. 4、库房要经常通风,做到整洁卫生.库房内不准吸烟,以免发生火灾,并做到七防:防火,防盗,防潮,防鼠,防虫,防尘,防光,以确保安全和延长档案寿命. 5、接收,借阅档案必须认真验收,并办理交接和借阅手续. 6、要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况,发现问题及时处理. 六、档案借阅制度 借阅档案一律履行借阅手续,借阅人有借阅档案和归还档案时应签名并注明日期 借阅的档案不得中途转借他人 所有档案要注意保管,保密,不得弄脏和乱划,涂抹,剪裁和拆毁. 借阅的档案未经批准,不得复制,拍照.借阅档案的时限为7天,用完后应及时归还,如期满未用完时,应续办借阅手续. 。 例：万张乡档案整理方法 首先，整理档案时我们保持文件之间有历史联系． 二、整理档案时应当充分利用原有基础，对于不合理的地方进行局部调整． 三、整理后的档案必须便于保管和利用，对于一些零散文件储藏遭到严重破坏的文件，我们进行了全面的整理工作 四、文件装盒 七、如何做好档案管理 进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，应从以下几个方面抓起： ＊ 搞好档案工作，领导重视是关键。 1.爱岗敬业，使领导满意自己的工作 2.积极宣传，使领导增强档案意识 ＊实现档案管理现代化 1.加强管理意识。 2.掌握现代化管理技能，提高综合素质。 3.利用现代化技术，整理档案。 ＊提高档案人员业务素质，加强继续教育 1.提高认识水平，强化继续教育。 2.加强制度建设，建立相关运行机制。 3.明确继续教育的原则，选择课程内容。 4.进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识 演讲完毕 谢谢大家 * * *