外事规定流程-国家海洋局第二海洋研究所.DOC

外事规定流程 一、派出 ????　1）申报程序：??? 1.申请人提出书面申请，说明出访国家，时间，出访的任务，经费开支渠道； 2.申请人所在课题组长及中心负责人审批、盖章(3个月以上另需人事处审批)； 3.申请人携申报材料报所外事办公室；（提前两个月报到所外办，如需去香港需至少提前三个月报所外办，去台湾，至少提前六个月报所外办，邀请函需一式七份，邀请函可以原件，传真件，甚至时间紧的话，可以用EMAIL）； 4外事办公室初步审批合格后上报主管所领导审批； 5.主管所领导审批同意后，正式文件报送国家海洋局。 6. 通过因私渠道出访，应先向国家海洋局报请示文件，等局同意批复后，由出访人员自行杭州市公安局办因私护照及上海外国领事馆办理签证。（原则上不允许走因私渠道）。 注：出访敏感地区或所参加会议涉及敏感问题时，还需报请外交部等审批。 2）申办护照 ????A．申办因公普通护照所需材料：?????? 1.标准小二寸彩色近照三张。（须是正面、免冠、素背景、小二寸软光纸近照人头过大 ??或过小、蓄胡须、围围巾、中山装不系领钩、翻拍、一次成像、佩带首饰以及镜片上 ??有白点的照片，均不能使用） 2.本人户口卡或身份证复印件。 3.填写《护照申请卡》（可直接在所网页下载） B．办理护照延期、加页：提交字迹端正、内容完整的《护照申请卡》和护照，并在《护照申请卡》上标注明护照延期或加页。 注： ①因公护照需由国家海洋局向外交部统一申请办理，办理时间至少需要5个工作日； ②外交部颁发的护照有效期为3年，可以延期二次，每次3年③持照人在护照期满前6个月之内可申请延期 ④护照有效期逾期的，不办理延期申请，按照首次申请的手续重新申请，申请时一并上交逾期的护照。 ⑤护照遗失处理：科研人员：个人出具书面材料说明（要包括护照号码，护照签发时间，过期时间，护照发照机关），由所在实验室或中心签署意见报到所外办，若在国外遗失，须提交我国驻外使、领馆签发的旅行证。 3）申办签证 ????申办签证所需材料： 1.护照(必须本人亲自签名;护照有效期从出境日期算起必须满六个月)； 2.填写所去国家的签证表并交护照照片4张 3.使馆要求的其它材料 4）回国后： 科研人员归国后，需在一星期内交回护照，并交上出国总结，科研人员出国费用由本课题承担，归国后报销，需填写“海洋二所临时出国人员国外支出报销表”（可在我所网上下载），由所外办审核，报销费用按财政部、外交部文件“财行［2001］73号文件”执行。国外承担费用的，不准再回所报销在国外的费用。 外宾接待 1）科研人员：需说明外宾姓名、国家、工作单位、职务、护照号码、访华时间、目的，接待费开支渠道、外宾通信地址，传真电话号码，由室或中心签署意见并盖好章后，报至所外办。 2）具体接待活动 A）所里邀请的，由所外办负责安排； B）室或中心邀请的，由室或中心安排； C）课题邀请的，由课题安排。 注意建立积累接待外宾档案。 内容：外宾简历，来访时间、活动内容等。 3）接待外宾后，递交一份接待总结，费用报销填写“海洋二所接待外宾费用明细表” （可在我所网上下载），费用标准按国家有关政策执行。 4）外宾在杭办理签证延期的，由邀请部门向所外办递交书面材料，说明签证需延期的时间和理由，由所外办代表所，出具书面材料，由邀请部门自行去杭州市出入境管理处办理。 举办国际会议，需提前2个月报至所外办，涉及台湾科学家参加，需提前3个月报到所外办，书面材料需说明举办国际会议的内容、时间，地点，规模，中外宾人数(外宾中有没有高层人物参加)，经费解决的渠道，举办此次国际会议的意义等。 双边及多边的合作项目，需加强保密意识，项目管理按有关项目的管理办理执行。 附各个国家签证的要求： 1）日本 1.护照(必须本人亲自签名;护照有效期从出境日期算起必须满六个月)； 2.《国家海洋局出国（境）赴港澳任务批件》原件和《政审批件》复印件各一份； 3.《日本签证申请表》（中文填写,必须本人亲自签名）一份； 4. “三书”（招聘理由书、身元保证书及滞在日程表)原件一份; 5. 邀请人是教授的，另需提供其在职证明书的原件及复印件各一份；邀请单位是公司的，???另需有公司法人滕本（原件）; 6. 90天以上的，只需提供在留资格认定书原件及复印件各一份; 7. 二寸彩色照片1张. 日本使馆对签证材料的要求： a．招聘理由书和身元保证书，需有盖章的原件。（邀请人若为日本国政府中央府省厅的课长或?大学教授以上的人，并且为业务上的邀请时，身元保证书可省略） b．滞在日程表中，必须注明每天的安排，住宿地旅馆名称及其联系电话。 c．”三书“及在职证明等材料，均需一份原件。 d. 日本使馆网站:/ 2）越南、朝鲜、新加坡 持因公护照者由国家海洋局开出境证,免办签证。 3）韩国 1.《国家海