邮件编写技巧.ppt

首先搞清楚，邮件发给谁,转给谁，回复给谁，抄送给谁 事倍功半 * 1、处理好TO\CC\BCC三者的关系，可以让收件人们非常明确角色 CC:Carbon copy BCC:Blind carbon copy 2、reply 直接回复发件人 reply to all 回复全部发件人、抄送人 forward转发，注意如果发件人主观不愿意被转发尽量不要转发 * * 如何解决? 1、见面沟通或电话会议 2、用暗送或独立发送功能 * * * 2、标题要能概括反映内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 2、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理4、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。5、最最重要的一点，注意错别字和不通顺 * 1、站在收件人角度去编写邮件主题 2、标题涵盖中心思想+主要内容 3、见面沟通+电话沟通 4、物流部的邮件问题：发送对象不明确、主题不简洁 * 1、以便对方明确地意识到“自己有细看这个邮件的责任”，也让不需要细看该邮件的收件人能够一目了然。 2、如果几个人，尽量都称呼到，如“小刘，小李，小王，张三，各位好，现有关于XXX的方案需要你们配合….” * 1、多项不同任务负责人时，分别起头描述 * 换位思考！可用每月供应商做对账单的文件名来举例说明举例， 忘记粘贴附件这样的事，不要干三次以上 1、简单开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。2、结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。　　俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待 * 必要时可以罗嗦，不要为了短而短 FOXMAIL格式与OUTLOOK格式的选择，跟团队保持一致即可 写完后考虑一下对方的阅读体验 由简入繁，后而化简 有一部分电邮是用来搞关系、扯皮、划分责任的，这些电邮的编写可以不按照传统信的手法写保证把事情说明白 * 1、好的email，布局清晰、段落合理、适当修辞、情态生动。 2、语文功底、沟通意识、服务意识3、注意语法，避免错字病句。 写完email后自己能先看一遍，就可以有效的减少错别字和病句。 4、如果收件人很多，写完后不要着急发出去，可以先给自己的上司看一遍，保证质量，既避免耽误很多人的时间、也能表现得体、树立形象。 * * * * 为什么有人能告诉我，我没有XXX的邮件地址？ 1、共享中的通讯录 2、从这里下载，导入 * 1、怎样查找一个已使用过的邮件地址 2、怎样删除一个错误的邮件地址 * * * * * * 邮件编写技巧 年富关务 刘春雨 2014.04 引 E-MAIL 名称： 用户标识符+@+域名,如liuchunyu@ 地址： 互联网 媒介： 使用简易、投递迅速、收费低廉、易于保存 特点： 电邮简介 邮件发送对象 邮件编写规范 年富FOXMAIL小技巧 电子邮件应用 目录 发送邮件对象 TO CC BCC 暗送人 抄送人 收件人 邮件发送对象 平级交流用to 一般沟通，不抄送收件人上司 与工作无直接关系的人不用to，用cc 寻求支持，要抄送双方上司 避免同一主题反复群发，用见面交流代替 避免将细节发给高管，特别是不能了解的细节 勿跨级沟通，应由上级批复后添加高层审批 邮件发送对象 邮件发送对象—案例 1 2 邮件编写规范 问侯语 称呼 主题 签名档 附件 修辞 正文 邮件编写规范 简短，一般不超过16字 便于记忆、搜索 概括地表达邮件的主要意图 便于收件人权衡轻重缓急 可以加称呼，以引起收信人的注意 2 3 1 ※主题 空白标题最失礼 大写字母、感叹号 URGENT、REQ、FYI 邮件编写规范 邮件编写规范—主题案例 01 02 03 04 （1）有职务，按职务尊称 （2）无职务，按先生/小姐称呼 （3）级别比自己高或不熟悉的人，尽量不使用英文名，慎用 “Dear XXX” （4）如果有几个人，宜逐个称呼到。人数较多，归纳出相同特征 群体，如“商务同事” （5）一个邮件中给多个人分别交待事情，应该分成多段，每段分 别写明称呼 (6) 第一行顶格写 称呼 邮件编写规范 邮件编写规范—称呼 附件 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方