物资采购资金支付结算管理制度.docVIP

XXX有限公司 物资采购资金支付结算管理制度 一、本制度规定了公司采购物资支付结算的条件及管理，本制度适用于本公司采购货物或接受劳务形成的支付结算，不包括工程款项的结算。 二、各供应采购部门按本制度要求对采购物资进行支付结算。财务资产部负责本制度实施的监督检查。 三、本制度的管理内容与方法 公司采购的物资包括原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品、设备配件、仪器仪表等，不包括工程款项购进的物资。 1、货款支付结算的条件 （1）货物验收入库开出入库据或生产部门直接领用物资开出领料单。 （2）供应单位原始发票到达财务资产部审核合格。 （3）同时具备以上两个条件，财务部资产部以货物入库时间或领料单时间和发票到达财务时间孰后的原则确认基准付款日。 （4）按照基准付款日后推一个月后确定付款日，到期付款（遇节假日顺延）。 （5）在基准付款日后一个月内有货物质量不合格或退货及发票退回的情况，不予付款。 （6）预付货款采购的，当次采购金额超过帐存预付款额的，付其超过部分，未超出预付款额的，不予付款。 2、货款支付的程序 （1）缺少上述两条支付结算条件中的任一条件，财务部不予办理付款手续，到期付款日财务资产部打印应付帐款通知清单，一式三份，交供应部门。 （2）供应部门按应付帐款通知清单填写付款申请单，交财务资产部审核后按规定日期付款。 （3）供应部门对应付帐款通知清单中的供应商不予付款，必须列明详细理由报财务处审核。 （4）预付货款和带款提货由供应部门填写汇款申请单，在备注栏注明“预付货款或带款提货”字样。按合同规定需预付货款或带款提货的提供合同复印件，因市场紧张或其他原因预付货款需填写预付货款理由书，说明预付货物的品种、预付原因、预付款清回时间等情况。预付货款申请单及预付货款理由书由供应单位负责人批准，财务资产部材料核算岗位审核，部长签批后方可付款。 预付款超过一个月的，货物未到或者发票未到，停止该采购员所属供应商的汇款；超过二个月以上的，财务资产部按预付款的发生时间及预付款金额的银行同期贷款利率报人事劳动部加扣该采购业务员奖金。 （5）如有特殊情况不足一个月需支付货款的，由供应部门填写汇款申请单，在备注栏注明“不足一月提前付款”字样购货发票号并说明提前付款的理由，由供应单位负责人批准，财务资产部材料核算岗位审核，部长签批后方可付款。同时，财务资产部材料核算岗位要详细登记，并从应付帐款清单中将该单位付款条件取消，避免一个月后重复付款。 （6）偿还以前应付帐款，由供应部门填写汇款申请单，并在备注栏注明“偿还以前应付帐款”字样并填写偿还以前应付款理由书，说明偿还以前应付帐款的理由、金额及现在应付款余额、欠款时间、每月平均采购金额等情况，由供应部门负责人批准，财务资产部材料核算岗位审核，部长签批后方可付款。 对于偿还以前应付帐款，并清户不再进行业务往来的，要注明“清户”字样，并填写结清应付款理由书，说明清户的理由、欠款时间长短等情况，由供应部门负责人批准，财务资产部材料核算岗位审核，部长签批后方可付款。 （7）当供应采购部门支付金额累计达到月资金支出计划时，停止当月付款，其余顺延下月支付。 （8）为加强发票管理，各采购业务部门应建立发票管理台帐，专人负责，详细登记供应商名称、品种、数量、金额、发票号、转交财务资产部时间等内容，及时向财务进行发票认证，认证后转交财务资产部材料核算岗位，财务资产部收到时签单确认。 附件：材料采购入库操作流程： ①采购部在签订采购合同后，在正式采购前须在ERP系统的采购订单界面录入订单内容，包括合同号、供应商、材料编码、材料名称规格、价格、数量、到货日期、运输及付款条款等，然后将合同正本交财务部。财务部收到合同正本后对采购订单进行复核，并将合同存档。 ②材料进厂时，仓库验收入库后在入库单上签字，将财务联和采购联交采购员，并在系统中确认过帐，这时入库材料就进入了材料子系统了，公司就可以查询到这笔材料的入库及库存情况。仓库来入库单时，建议增加一项应付账款的二级科目——暂估应付款，财务作转账凭证： 借：原材料 贷：应付帐款——暂估应付款 ③发票到达后，采购员将发票单据、入库单、申购单等单据整理并粘贴好交财务部入帐。财务部将这些单据核对准确无误后，做转账凭证： 借：应付帐款——暂估应付款 其他应收款——进项税 贷：应付帐款——供应商 其差额借贷原材料 ④进项税发票申报抵扣时，作转账凭证： 借：应交税金——进项税 贷：其他应收款——进项税 ⑤根据采购合同和资金审批手续付款时，根据付款性质，作付款凭证： 借：应付帐款（或预付账款）——供应商 贷：货币资金 ⑥建议每月月末结账前必须核对各供应商挂账的应付与预付款科目，及时清理冲转预付款， 借：应付帐款——供应商