14、第五章 秘书“办会”的工作..pptVIP

第五章 秘书“办会”的工作 主人 1 2 3 4 5 6 7 8 宴请座次图5-13 9 5 1 主人 3 7 11 12 8 4 女主人 2 6 10 （第二主人） 宴请座次图5-14 5 1 主人 3 7 8 4 主宾 2 6 宴请座次图5-15 3 1 主人 女主人 2 4 5 7 9 6 8 10 宴请座次图5-16 11 12 13 14 9 5 1 主人 3 7 10 5 7 9 6 8 10 宴请座次图5-17 15 8 女主人 2 6 16 19 20 （第二主人） 1 2 3 4 5 6 7 8 9 较大宴会主次宴席的安排次序5-18 1 2 3 4 5 6 7 8 9 较大宴会主次宴席的安排次序5-19 10 12 11 9 会场布局 小会场布局 四、会议改革的探讨 (一)健全会议制度，严格会议纪律 (二)压缩会议支出，计算会议成本，公开会议支出 (三)统一办会 会议公司，各大饭店的公关部门和其他部门，也承接类似的事务。像“展览公司”，在办各类展览会，展销会、游园会、“庙会”的意义上，也是一个会务性公司业务。 (四)限制会议的时间、地点 (五)利用先进的技术设备使会议现代化 第二节 会见会谈中的事务工作 一、安排会见工作 会见，即与别人会面、相见，多指外交场合，也称会晤。通常指主人会见客人。 会见是总称，现在民主国家一般都这样笼统地指称。但在具体报道和表述某一会见时，习惯上尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者，叫“接见”或“召见”；反之，则称为“晋见”；外交上，会见也称“拜见”或“拜会”。君主制国家，拜见君主，又称“谒见”、“觐见”。凡会见后原主人的回访称回拜，以示礼尚往来。 会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些。 在为领导安排会见时，秘书人员必须做的具体工作有以下几方面： (一)客人提出会见要求 会见如果是由客人提出，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下尽早给对方回复，以便约定会见时间。如因故不能会见，应向对方婉言解释。 (二)主人(我方)提出会见要求 如果我方作为主人主动提出会见要求，即会见邀请，秘书人员需要安排好以下事务工作： 1．确定主方参加人员 2，确定会见时间及地点 3．准备会见材料，帮助领导拟定会见时谈话的话题及内容。 4．安排座次(国际上通行以右为上 ) 会见的安排法 图5—1 主 宾 主 人 译 员 客 人 主 人 会见的安排法 图5—2 主 人 客 人 客 人 办 公 桌 会见的安排法 图5—1、5—2、5—3所示： 5．约妥会见时间 主人主动将会见人姓名、会见目的、时间以及具体安排事宜告知对方，并要求回复。得到肯定回复后，约妥会见时间。 6．安排具体会见事务 布置会见场所，准备会见时的饮料(茶水、咖啡等)，安排会见人员食宿、交通车辆和具体事宜。如要发布新闻，要事先约定新闻单位参加。 7．会见迎接 会见时，主人提前半小时到达，通常由秘书人员在大楼门口迎接，主人在会客室迎接：对一些特殊或重要客人，主人应到门口迎接。 8．引见介绍 迎接进会客室后，秘书人员要做好引见、介绍工作。秘书人员引见时，常以手势示意，且让客人走在前面。宾主初次见面须作介绍，秘书介绍的内容包括身份、姓名、单位(在外事场合要介绍国家和地区)，客人落座后，秘书人员要及时端上茶水或其他饮料，而后退出，会见正式开始。 9．会见拍照 会