档案室管理规定.docx

档案室资料管理规定 一、?总则 ?1、为建立、健全公司资料的管理工作，科学完整的保护、保存公司的资料，更好地为公司各部门服务特制订本管理制度。 2、本制度适用于公司的档案管理。 ?3、本制度最终解释权归行政人事部，行政人事部负责本制度的修订完善。 二、档案室的设置及基本要求 1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，并设置管理员。管理员负责与各部门对接，各部门档案的收集，整理以及分类存档由各部门指派专管员负责。 3、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由管理员保管。 ?4、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 5、管理员应做好文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。 三、档案质量 ?1、档案封面应逐项按照规定用中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件资料按时间顺序排列， 必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案提交人员根据内容拟定标题。 四、档案保管 档案资料由各部门按照规定整理分类成册后，移交给档案管理员分类保存。各部门在提交档案资料时，凡不符合档案存档要求的，管理员有权拒绝接受并要求整改。交接双方应按公司规定办理交接手续，双方签字存档备查。 五、档案的查阅、借阅 档案的查阅： 1、查阅的授权范围 （1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。 （2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。 （3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。 （4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。 （5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。 2、档案查阅程序要求 （1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。 （2）权限外的档案查阅，由管理员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。 档案的借阅： 1、借阅程序要求 （1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；借阅者应保持资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。 （2）管理员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。 （3）借出的档案原件由管理员督促借阅人归还，借阅者与管理员双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。 六、档案资料的报废、销毁 1、因破损或变质的而无法继续使用文件资料，由管理员提报资料所属部门，由部门专管员及时更新或复制，并将原文件资料报废，报废后的资料由管理员继续保存半年备查。因修改内容而更换的资料，原资料报废，报废后的资料应继续保存一年备查。 ?2??、凡要销毁公司资料文件的，必须由管理员及专管员同时呈报上级领导审批后，方可进行销毁，防止失密。销毁文件必须记录在案。 七、附则 在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则交由专管员实施，但不得与本制度发生冲突，经报行政人事部备案后，与本制度具有同等效力。 本制度经总经理批准，自颁布之日起实施。 湖北大成空间科技股份有限公司 行政人事部 ? 附表： 档案查阅审批表 查阅日期 查阅部门 查阅档案内容 密 级 □普通 □秘密 □机密 事 由 查阅人 部门负责人签 字 总 经 理 签 字 档案复印审批表 复印日期 复印部门 复印档案 内 容 密 级 □普通 □秘密 □机密 事 由 复印份数 复印人 部门负责人 签 字 总 经 理 签 字 档案借阅审批表 借阅日期 借阅部门 借用档案 内 容 密 级 □普通 □秘密 □机密 事 由 归还时间 借阅人 部门负责人 签 字 总 经 理 签 字