办公物资采购及资管理办法试行.docVIP

PAGE PAGE 8 办公物资采购及物资管理办法 为进一步加强公司办公物资采购用物资管理、节约开支、降低成本，提高办公物资设施、设备的利用率，加大效能监察力度，切实保证公司正常办公需要，特制定本办法。 一、总则 1、公司行政部为办公物资采购及物资管理的归口管理部门，按计划统一采购、统一发放，其它任何部门和个人不得擅自购买。 2、各部门要支持厉行节约的原则，自觉降低物资消耗、节省开支。 3、各部门办公室的办公物资按公司要求统一配备、统一安排。 4、行政部严格依据各部门办公物资计划按需分批发放，并建立健全办公物资领用台帐。 5、综上所指办公物资含办公设施、设备、办公用品、员工工装等。 二、办公物资采购 1、办公物资采购员必须充分掌握市场信息，惧市场物资价格情况、预测市场供应变化，为物资采购提出合理化建议。 2、严把质量关、认真检查物资质量，力求价廉物美、供货及时。 3、采购的物资要适用、避免盲目采购造成库存积压和浪费。 4、严格按采购计划办事，执行物资预算，遵守公司财经纪律。 5、外加工订货，要对厂家的生产环境、规模、经济实力、诚信度用物资的性能、规格、型号等进行考察，将结果与使用部门协商，择优订货。 6、签订合同必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，否则，造成的损失由采购人员负责。 7、随时与物资保管员联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量。 8、物资采购实行审批制，各部门所需物品应事先编制计划，分别送行政部和财务部汇总平衡后，采购总额在2000元以下的由部门经理审核后，交主管、副总审批，2000元以上的由部门经理审核后交总经理审批。（因特殊原因急需的物品，可应急购买） 9、物资采购实行归口管理制，办公物质统一由行政部购买，公司纪检员负责全程监督，未经总经理批准，其余部门及个人不得擅自购买，否则一律不予报销。 10、物资采购推行竞价制，大宗物品（贵重或批量物资）使用期超过两年或单价超过200元的实物资产，原则上均应有两面人负责办理采购事宜。 11、物资采购实行质量责任制，采购人员对所采购物资的质量负有全部责任，如因职而采购优劣产品，采购人员应负有经济赔偿责任。 12、物资采购金额在2万元以上的必须按招投标或议标程序进行，对批量小品种杂的办公物资实行比质竞价，择优采购或限价采购。 13、严禁采购人员收受回扣，如有收受回扣，一旦查证，除全额追缴回扣款项外，还应视情节轻重给予相应处理。 14、凡公司规定实行集团或地产公司采购的物品，原则上应报集团或地产公司统一采购。 三、办公物资管理 1、各部门每季度未的那个月10日前，按统一格式报下季度办公物资计划表注明物资名称、规格、型号、数量、部门负责人负责审核，分管领导审批后交行政部。 2、各部门需领用计划以外的办公物资，必须提前一个星期补报办公物资计划表。补报计划表表头应加补报二字，经部门负责人、分管领导审核、总经理批准由行政部办理。 3、行政部根据各部门的物资计划，结合库存情况拟定下季度办公物资采购计划，总经理审批后集中采购。 4、集团公司或地产公司拨付的物资，由行政部办理入库手续，各部门制订分配计划，经分管领导审核总经理审批后，方可分配人员原有物资交行政部后，方可领用新物质。 四、物资入库管理 1、办公物资须经采购人、物资发放管理人、财务部共同验收，按照实际型号、数量、金额、质量进行清点检查无误，填写办公物资入库单和验收表，三方签字认可。 2、办公物资的入库由物资管理发放人凭公司总经理审批的物资采购计划、供货厂家送货清单和发票对照办公物资入库单直接办理入库手续。 五、物资出库管理 1、办公物资领用按各部门上报的计划分批领用。 2、各部门上报的物资计划与实际所需物资型号或数量不符的，须重新上报物资计划，并注明原因，报总经理批准方可，否则，发生的损失由责任部门负责承担。 3、各部门根据实际需要，在分管领导审批的计划内填写办公物资领用表，经部门负责人审核后直接到行政部办理领用手续。 4、特殊情况所需的办公物资，必须注明用途、原因及领用时间经总经理批准后，到行政部直接领用，对仓库没有的物资行政部按照限价采购方法及时购买，并纳入下季度物资采购计划。 5、办公用笔原则上按每人2支/年，随各部门办公物资领用表定期发放笔芯以及换新，各部门负责人为办公物资领用、管理责任人，低值易耗品应根据实际工作情况限量使用。行政部负责每季度使用对比表。 6、办公物资领用除低值易耗品外，其他物资必须交旧领新，行政部作好废旧办公物资回收登记，建立废旧办公物资档案，集中统一处理。 7、办公饮用水由工程部通知指定商送水，各部门到工程部库管理员