20104文件控制程序.docVIP

PAGE 4 中南勘测设计研究院企业标准 QB/ZNY201.04-2008 质量/环境/职业健康安全管理体系 文 件 控 制 程 序 2008-06-12 中 南 勘 测 设 计 研 究 院 发 布 PAGE 8 PAGE 8 文 件 控 制 程 序 1 目的 本程序规定了对质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件的控制要求，确保所有使用文件的场所都能得到和使用适用版本，防止误用。 2 适用范围 适用于我院与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制。文件和资料包括： a) 管理体系文件（管理方针、目标、管理手册、分手册、程序文件、作业文件；部门/单位/项目部/设代处等（以下简称各单位）制订的与管理体系相关的制度、办法、细则和作业指导书等）； b) 法规性文件（法律法规、工程建设标准强制性条文、技术标准、规程规范、政府或主管部门下发的管理文件等）； c) 计算机软件; d) 院收、发文； e) 各单位收、发文。 3 术语和定义 a) 受控文件：指需要实行更改跟踪控制的文件。 b) 非受控文件：指发放后不需实行更改跟踪控制的文件。 4 职责 4.1 院长负责管理方针、目标、管理手册、分手册的批准。 4.2 管理者代表负责管理手册、分手册的审查，负责程序文件和院管作业文件的批准(或由其委托分管院领导批准)。 4.3 科技信息部为管理体系文件的归口管理部门，负责文件编制、更改等工作的组织和协调；负责法规性技术、质量管理文件目录的管理；负责院可使用的生产应用软件清单、系统工具软件清单的公布和更新管理。 4.4 人力资源部负责环境和职业健康安全法律法规、标准及管理文件目录的管理，负责院环境因素清单、危险源清单的公布和更新管理。 4.5 院长工作部负责上级机关、主管部门、兄弟单位的来文处理及院发公文的管理，并负责指导院属各单位的公文处理和管理工作。 4.6 各单位负责本单位文件的编制、审批和发放管理；负责收集各自使用的法规、标准等，负责编制、更新和管理各自使用的法规、标准目录；根据工作性质，负责按QB/ZNY202.01《环境因素危险源辨识风险评价和控制程序》要求建立环境因素和危险源的有关清单。 5 工作程序 5.1 总则 5.1.1 文件编写原则执行“谁使用，谁编写；谁主管，谁编写 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 作废文件资料，应及时作“作废 5.2 管理体系文件的控制 5.2.1 5.2.1 5.2.1.2 管理手册由科技信息部负责编写，人力资源部会审，管理者代表审查，院长批准。管理分手册由 5.2.1.3 5.2.1.4 5.2.1.5 各单位制订的与管理体系相关的制度、办法、细则和作业指导书等由使用单位负责编写，单位主管领导审查，必要时，科技信息部或人力资源部会审，各单位 5.2. 5.2.2.1 当内外部条件发生变化，或相关法规/标准更新，文件规定不适应时，文件的编制或使用单位应及时提出更改要求，填写“管理体系文件信息反馈表”（附录A）交科技信息部或人力资源部。 5.2.2.2 科技信息部或人力资源部组织对文件更改需求进行审查，对确定需要更改的文件，属院管文件由科技信息部或人力资源部组织更改，各单位管理的文件由各单位组织更改。更改后的文件按5.2 5.2.2.3 管理体系文件的更改采用换版和修改通知两种方式。对纸质文件的更改，采用换版修订时，由文件保管人及时对作废文件进行销毁或作“作废”标识；采用修改通知方式时，由文件保管人根据修改通知对原文件进行标识。 院网管理体系文件电子版由科技信息部及时修改。 5.2.3 5.2.3.1 5.2.3.2 技术质量部负责编制《院管理体系文件有效版本目录》（格式见附录B），由 5.2.3.3 院管文件编号执行QB/ZNY301.01-2008《管理体系文件编制基本规定》要求，由QB/ZNY（含义为中南院企业标准）+文件层次编号（1为手册，2为程序文件，3为院管作业文件）+文件应用范围编号（见表1）+ QB/ZNY 301.01─2 0 0 8 ─── ┬ ┬ ─── │ │ 发布年号 │ └─────文件流水号 └──────文件层次代码及文件应用范围号 └──────管理体系文件通用名称（企业标准/中南院） 表1 文件主要应用范围类别与编号对照表 文件主要应用范围 编号 文件主要应用范围 编号 通用一类（以质量管理为主） 01 工程建设监理、 移民综合监理 06 通用二类(以环境与 职业健康安全管理为主) 02 总承包 07 设 计 03 建筑设计 08 勘 测 04 岩土工程 09 科研试验检