河南工程学院学档案管理办法（试行）.docVIP

河南工程学院学生档案管理办法（试行） 第一章 总则 第一条 为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建设,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策、规定，结合我校实际情况，特制定本办法。 第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。 第三条 学生档案内容多，政策性强，利用率高，工作量大。为加强管理，学生档案管理工作由学生工作处统筹协调，各学院具体负责并设立学生档案室，配备管理人员负责学生档案的管理工作。 第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。 第二章 学生档案管理职责 第五条 各学院接收新生档案时，应认真履行交接手续，要及时整理、编号并入档案专柜。学生档案如有缺失情况，要及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。 第六条 各学院要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作，由专人负责学生在校期间档案材料的整理，及时将完整的档案材料移交做好归档工作。毕业生的档案材料应在学生工作处规定日期前归档完毕。  第七条 学生档案室工作职责 （一）接收、鉴别和整理学生档案材料；  （二）办理学生档案的查阅、借阅； （三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关资料； （四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；  （五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；  （六）办理其它有关学生档案事项。 第三章 学生档案归档范围及分类 第八条 归档的学生档案资料，必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对学生个人发展和今后用人单位选拔考核人才具有参考价值和凭证作用。  第九条 学生档案的归档范围及其分类: （一）高中前原始档案资料； （二）高考相关资料； （三）入学登记表； （四）军训鉴定表； （五）入学体检表； （六）学年鉴定表； （七）干部任职登记表； （八）在校期间获得的奖惩材料； （九）高校毕业生登记表； （十）成绩单； （十一）就业报到证副联； （十二）其他可供组织考察的有保存价值的材料。 第四章 学生档案材料的收集与管理 第十条 凡应归档的学生档案，须做到： （一）必须是办理完毕的正式文件材料； （二）必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间； （三）必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）等组织考核形成的综合材料，须经本人见面签字； （四）档案材料一律用蓝黑钢笔填写，不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写； （五）凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。 第十一条 休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。  第十二条 转专业（转学）学生的档案，每学年在接到教务处正式通知后，将其档案转到所在学院（学校）并做好交接工作。 第十三条 退学、开除学生的档案，在学生办完离校手续后交由本人带走，或按有关规定将其档案退回家庭户籍所在地。 第五章 学生档案保管与丢失处理 第十四条 根据安全保密和便于查找的原则，学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。 （一）设立专门学生档案室，用铁皮档案柜存放，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求，并经常检查。 （二）要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度。  （三）建立登记和统计制度，及时发现问题并解决。 （四）档案离开档案室时必须密封。 （五）档案专人管理，发生人员或工作变动，应做好交接。 （六）要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。 第十五条 丢失档案，原则上不予补办。如有特殊情况，学生本人可携带身份证、毕业证并填写《档案补办申请表》，经主管领导批准后，方可补办。补办档案应遵守下列规定： （一）补办档案材料应真实，文字清楚，对象明确，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。应由本人署名的材料，一般由本人签字。 （二）仅补办在我校学习期间的档案材料，内容包括录取审批表复印件、入学登记表、学年鉴定表、成绩单、高校毕业生登记表等。 （三）补办档案材料经审核通过，并装档密封后转出。 第六章 学生档案的利用 第十六条 因组织发展、