公益助学组织材料.docVIP

金色五一，翼飞虹桥；同心同行，相随梦想 爱心班级签约仪式及爱心商家、爱心班级代表见面会 策 划 书 主办单位：共青团湘潭大学委员会 挂靠单位：湘潭大学关心下一代工作委员会 承办单位：湘潭大学金翼5.1.8爱心团队 活动时间：2010年10月8日 一、活动背景 金翼5·1·8爱心团队是一个以助学和增强大学生公益慈善意识以及社会责任感为宗旨的爱心组织。团队的主要工作之一就是面向全校发展爱心班级。为规范爱心班级管理，团队每年与新晋爱心班级举办签订仪式。已有的宝贵经验将指导我们工作的每一个环节，而此次会议在爱心班级签约仪式上加入了爱心商家的环节，是我们团队在巩固爱心班级及爱心商家关系上的一个创新之举，也是团队发展的一个大胆尝试。对于此次会议成功举办的重要性就不必多说了，希望理事会、各部门能够充分重视。对于会议的的筹备可借鉴中国教育发展基金会助学金发放仪式。 此次会议筹备分为前期、中期、后期三个阶段，要做之事非常繁杂，虽然主要由外联部和院负责人工作部筹划主持，但希望各个部门能齐心协力办好。 活动目标与意义 与新晋爱心班级负责人完成协议的签订，规范爱心班级的管理、稳定爱心款的来源，同时也增强爱心班级负责人对金翼5·1·8的认同感，更好的巩固好爱心班级。 增强爱心商家和爱心班级的交流和了解，使爱心班级、爱心商家、金翼5·1·8、受助学生四方受益，实现共赢局面，同时有利于传播公益理念，扩大团队影响力，团结爱心商家，巩固和爱心商家的关系。 活动时间 2010年10月16号14：30---17：00 活动地点 法附楼102 活动准备 （一）物品准备： 爱心优惠卡，横幅“爱心班级签约仪式及爱心商家、爱心班级代表见面会”，请帖、爱心商家简介PPT、爱心商家签到单（外联部向炳文负责） 爱心班级荣誉证书、爱心班级加入协议书、背景音乐、历届宣传短片、爱心班级代表签到单（院负责人工作部武春龙负责） 签到笔、其他会场必需品（办公室吴俊负责） 4、 到打印店打印红色嘉宾席纸牌，购买矿泉水若干瓶，根据到场嘉宾人数定，和外联部沟通。（财务部黄佳负责） 5、 制作好宣传海报， 联系其他校内外宣传媒体（宣传部徐国平负责） 6、 桌布两块、嘉宾席座牌12个（组织部兰兰负责） （二）各部门工作 外联部：（1）制作好爱心优惠卡（2）和商家联系，送出请帖，确定到会商家。（3）制作好爱心商家牌、横幅。 院负责人工作部：（1）统计爱心班级个数（2）通知各个爱心班级代表出席会议 办公室：（1）批好场地，最好是逸夫楼和经管楼多媒体教室或阶梯教室 办公室：（1）座位安排 （2）会场布置 宣传部：（1）制作海报 （2）写通讯 （3）邀请校内外其他媒体 财务部：购买会议必备东西 组织部：像社联或其他组织借桌布两块，嘉宾席座牌12个，颁奖盘9个；安排好场控人员，每个角落一个人，后面两个，维持好会场秩序和纪律。 3、具体流程 1、迎接候场（各院系负责人接待本院班级负责人，并安排入座，外联干事负责外场） 2、签到（办公室派三至五人） 3、班级负责人候场时，播放历届的宣传短片（感染力强，同时助于他们更好了解金翼5·1·8，认同金翼5·1·8团队。 4、会议开始。主持人到场，开场白，介绍到场嘉宾，理事会成员讲话并宣布会议正式开始。（15分钟之内） 5、院系负责人颁发协议，班级负责人细读协议、院负责人工作部部长讲解协议的相关条例并解答疑问。协议正式签订，自由发言，若无疑问即由各院系负责人统一收集。（30分钟之内） 6、爱心班级代表讲话 数学与计算科学学院(院负责人工作部负责)。（15分钟左右） 7、邀请爱心班级负责人上台（每次限18人），请到会嘉宾为爱心班级颁发证书和爱心优惠卡。（25分钟） 8、理事会为爱心商家授锦旗（外联负责）。（10分钟左右） 9、爱心商家伊媚儿程老板为团队赠送队旗。 9、爱心商家代表伊媚儿程老板讲话（外联负责）（10分钟之内） 10、外联部长向炳文讲话。（10分钟之内） 11、主持人就做最后总结，致谢词。 12、（1）院系负责人与爱心班级负责人（手持荣誉证书）合影（打出友好交流、密切沟通第一步）照片赠给他们作为对班级负责人的重视。和以后工作的鼓励。（2）爱心商家与理事会各部长合影，地点在所批场地的楼前。 13、散会。 注：1、一共耗时两个小时左右，因此留有缓冲空间。 2、院负责人工作部，外联部全体人员到场，宣传部徐国平负责主持、宣传部另外安排三至四人负责拍照等工作。 突发事件应急处理 = 1 \* GB3 ①活动地点多媒体设施出现问题？ 解决：事先了解到场地管理员电话，一旦问题出现及时联系到他，或由团队相关方面技术人员自行解决，或及时更换到临近教室。 = 2 \* GB3 ②与会人员不及时到