大中型会务操作规范.docVIP

PAGE PAGE 1 大中型会务操作规范 1 管控目的 明确大中型会务操作流程，规范办会行为，确保会务有序有效进行，树立文明、优质、快速、高效的公司形象。 2 适用范围 本规范适用于公司自行组织（1天以上）及上级政府、行业协会要求协办、承办的各类大中型会务活动。 3 工作原则 分工清晰、职责明确；周密组织、安排到位；反应迅速、落实高效；程序简洁、方便易行；言行文明，接待规范；严守秘密；勤俭节约。 4 会务规程 根据办会常规，会务活动一般分为会前筹备、会间组织与服务阶段、会务善后三段组织、实施。具体操作如下。 4.1会前筹备 4.1 会议应视情况，成立会务领导小组，下设秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组、参观接待组等小组，各司其职确保会议召开。各小组具体职责如下。 4.1.1.1会务领导小组 根据会议内容及公司领导意见，确定主要会务事项：“会议名称、时间、地点、会期、日程、议程，参会人员范围，会议编组，会场安排，预算编制及生活安排，文件准备，工作机构设置，各组驻会人员，宣传报道， 4.1.1.2秘书组 负责会议讲话稿、议程、会议指南等材料的整理与报审、证件设计与制作及会议报道宣传工作。同时负责会议期间新闻媒体 4.1.1.3会务组 负责会议会务工作，主要包括下达会议通知，报到登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等，迎送、接待有关会议领导，负责食宿安排与车辆调度；做好各类费用预算并及时确认、支付结算会务费用。 4.1.1.4后勤保障组 会议期间，组织、引导与会人员按时食宿、参观，并据实做好应急医疗。 4.1.1.5保卫组 组织人员对食宿、会议场所等进行安全检查、疏通通道、开启安全门、协助会务组做好相应工作等。在会务人员参观时，负责车辆的引导、沿线治安与秩序维护（具体操作见《 4.1.2 4.1.2.1通知要简明准确，主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、参会人员名单、联系人及电话、返程机（车）票预订、食宿禁忌 4.1.2 4.1.2.3大型会议要印制会议指南， 4. 4.1.3会议材料准备　　4.1.3.1会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程、宣传材料等。要 4.1.3.2会务人员要注意会务材料是否齐全，并逐页核对无误后方予印刷、装订。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的，应尽量满足其要求。　 4.1.4会场布置 包括落实会场场地、会标悬挂、电源、 4.1.4.1会场布置形式　　会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文件，而发言人数量较少、参会人数又较多时，采取分排式就座。 座谈或听取汇报的会议，采取圆桌式就座。　　4.1.4.2座次排列顺序一般以座位的面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是：　　A、政府、行业团体等对排名有详细规定的，以其排列的顺序为准。　 B、 C、上级来人参加会议时，应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置（看谁做主要讲话）酌情排列。　　4.1.4.3席签要据会议主题等选定用纸、 4.1.4.4会场环境视不同会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。同时应留意会场安全出入通道设置、卫生间标识等情况。　 4.1.4.5灯光音响 　灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮一些。晚上开会要做好停电的应急准备工作。话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。音响及话筒应逐一调试，并请音响人员专司此责（会场音乐据会议主题与内容选定，一般选择步步高、喜洋洋等）。 　　4.1.4.6空调、通风设备　　 4.1.4 主席台摆放的会议材料，必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。（必要时准备记录用笔及笔记本等）　　准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可使用饮水机。会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。 4.1.5新闻报道　　由文宣部门准备好录音、摄像、摄影设备，及时进行会议精神传达。（如有必要应事先联系新闻单位，并安排好记者的接送工作） 　 4.1.6车辆及食宿安排 　　如需参观，应指定车辆负责人，准备好车辆，并请参观人员按编号乘车。在无会议指南情况下，可将食宿安排表提前交会议主持人，在休会前告知参会人员。　　4.1.7其他事项 　4.1.7.1设立报到处，做好参会人员报（签 4.1.7. 4.1.7.3会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。　　4.1.7.4应注意参会人员的就座情况，会场前排尽量不要空座。 4.1.7. 4.2