电大办公室实务小抄.docVIP

0事务管理特征:服务性(1.为上司服务2.为组织服务3.为公众服务).分散性..专业性.主动性.繁杂性. 0环境布置的目的:1.创造舒适而又工作效率高的环境2.塑造组织形象3.建立挡驾制度4.有利于保密工作. 0环境布置的内容:1.办公室的配置2.照明3.色彩搭配4.隔音5.空气调节6.盆景、挂画等 0复印机的使用:1.开机预热,开机后面板上显示出预热等待信号,信号消失后即可复印.2.放置原稿,把原稿放在玻璃板相应的标志线之内,复印件的大小和横竖方向应该与原稿的大小和放置方向一致3.选择及安装复印纸,选定复印纸尺寸后,将其抖松以清除静电,防止粘连,然后把纸磕齐装入纸盒插到机器上4.选择复印倍率,据此来确定复印纸的尺寸5.确定复印份数,用按键设定6.调节曝光量,根据原稿的深浅和反差来改变和调节7.开始复印,等复印指示灯亮时,就可按下复印按钮,开始复印8.复印完毕,从接纸盘上取出复印品,整理和装订好,同时将原稿从稿台上取下整理好,放回原处. 0投影机的使用注意:5.检查电脑分辨率是否与投影机匹配.信息源的分辨率和投影机的分辨率应该设置成一致.7.如果演示者要和听众深入探讨一个问题,应把投影机关掉,这样可以把听众的注意力集中到讨论上来,不使听众的注意力被花花绿绿的投影屏幕所分散.8.演示者通常用激光教鞭指示屏幕,绝对不能用这个教鞭指向观众的眼睛,这可能会造成伤害.9.演示者来回走动的时候,要小心不要踢到投影机的数据以及电源连线. 0文员工作指导思想围绕着计划-实施-检查这样一个滚动的过程. 0请示内容:必须是自己难以处理或无权处理的事,请求上司给予指示或授权办理.常规性工作或自己职权范围内的事则无须请示. 0请示形式:可以是口头形式,也可以是书面形式. 0请示必须注意:A.请示要对口:遵守按上级分工、对口请示的原则.B.请示要单一:遵守一文一事的规则,避免将多项事务写在一份请示内,造成上司批复的困难. 0受意方法:1.备好记录本,记录下指示要点2.注意倾听,用心判断指示的用意3.必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话4.如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度5.接受指示后,要不失时机地贯彻实施. 0传达方法:1.传达不走样,不可夹进自己的意见2.必要时可形成文字材料,照本宣科3.如果有些指示不便直说,可以根据上司授意,只传达大致意思4.注意保密.不可以普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示5.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记. 0进言的方法和要求:1.适事2.适时3.适地4.适度 0有效地使用电话:1.考虑打电话的时间是否合适,如果是打国际电话,一定要考虑时差因素2.在打电话之前先计划好谈话的内容,理清你想说的事实和要点.3.仔细核对电话号码,确保一次拨号就能成功通话.4.在办公桌上或任何你工作的地方都备有随时可供记录的本子和笔,并养成一手摘话筒,一手马上执笔,随时准备记录的好习惯.5.打出电话,而对方无人接听,要等铃声响了六七下再挂电话.6.文秘人员替上司拨电话时,应确保你要找的人接话时,你的上司要能够立即说话.7.千万不要让打电话的人苦等,你却离开电话机很长时间,以致你回来时,对方已经挂上电话,并留下了对你的不满. 0邮件的分拣:1.按照收件人的姓名分拣2.按照收件部门的名称分拣3.按照邮件的重要性分拣 0邮件拆封注意:1.拿到信件后应在桌子上磕几下,使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边,以免在拆封时遭到损坏.2.正确的拆封位置在信封的右边侧,信封不能丢掉,也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志.3.信件拆封后,首先要取出里面的所有东西,然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致4.信封里有时会附有货单、发票、支票等,检查这些附件时,应该一一对照信纸上提到的部分.5.有些邮包是根据公司的订购信寄来的,文秘人员应找出当时的订购信的副本,拆开邮包,仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致.6.有些单位,如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章,也可以用手工方式填写,表明收到时的年月日时或分7.文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件.8.文秘人员经授权阅看信件时,应把其中的重点部分用红笔划出,并提醒上司注意有关问题,也可以将信中的要点摘录下来以供参考9.收到的广告等邮件,不必交给上司,一般可以作为废纸处理,但有关行业、产品的资料应保存好,或交给有关部门.10.有些邮件可能误投到文秘人员手里.如文秘人员不知道转递地址,应该把错误的地址划去,在信封上写上”该地址不对”,并把它退回去.如果误拆了非本公司的信,应在信封上注明”误拆”,并写上自己姓名的缩写,然后把信重新封好并退回去. 0上司不在时邮件的处理:1.文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来,并通知发信人信已收